— — —
Если вы попали сюда напрямую, минуя общее описание всей этой истории, и не понимаете, о чём это вообще, то советуем вам начать чтение с самого начала.

А далее будет продолжение истории
— — —

 

17.10.18

Пришла партия новых стикеров (картинка выше). Они более жизнеспособные по внешнему виду. Из минусов – бликуют (видно на фото справа), но всё же приложение считывает данные. Надо пробовать.

 

18.10.18

Вечером ставим принтер в цеху резки. Делаю базовые настройки (в кепке сижу НЕ я :)). Я фоткаю, как они пробуют работу с принтером)

 

24.10.18

Не все…не все работают в системе, даже когда «надо». Отгадайте, какой отдел может не работать в системе и не быть наказанным довольно долгое время?

Тот, который обновляет информацию медленнее всего – бухгалтерия. В данном случае в системе это были функции по занесению основной информации по договорам. Так вот – информация не заносилась.

И это длится уже несколько дней…

Я начинаю снова грустить от того, что никто другой этого не видит. Значит никто другой и не пользуется в работе этой информацией по договорам. Или пользуются старыми методами – на словах спрашивают. Это надо исправлять. Моя задача – не свой контроль делать, а обучить людей делать САМОконтроль.

Ведь если все будут брать информацию из системы, то они сами в какой-то момент подойдут к тому, кто отвечает за документы в системе, и скажут «Дорогая, где информация? Она нам нужна. Занеси». Тогда все будут видеть, что это всем нужно.

Эх, самоконтроль – дело сложное. Но наживное. Будем работать в эту сторону.

 

02.11.18

Сегодня был 1.5 часовой разговор с одним из учредителей компании. Это был разговор, который должен был совершиться ещё в самом начале работы. Но не свершился…

Ошибкой на старте было то, что я мало вовлекал в процесс руководство компании. Как говорится, «сам дурак». Я сам выстраивал своё видение того, как оно должно работать. Потому что я так привык и я так делал в своей компании, когда внедрял эту систему.

Но здесь я не хозяин. И если я не сверяю свои планы с руководством, то потом сам же «огребаю», потому что в конце оказывается, что у всех участников процесса разное видение по происходящему.

Довольно примечательна фраза, которая прозвучала в процессе этого разговора:

– (учредитель) Кажется, у меня было ошибочное ощущение, что всё должно заработать само.
– (Я) Да. Это так. А я думал, что мы справимся сами, без участия всего руководства.

Выводом этого разговора стало решение, что руководство сильнее подключится к организационным вопросам работы с коллективом. А я больше не буду думать, что справлюсь в одного.

Кстати, произошёл этот разговор в кафе, где я работал несколько часов в этот день. Да, я люблю сменять рабочие обстановки. Это помогает уму «переключиться» от рутинных задач и чуток по-другому мыслить.

 

04.11.18

В продолжение темы про смену рабочих обстановок – следующий день я как раз работал в ресторане на самой верхушке горнолыжного центра. Ну я просто жил там рядом, почему бы и не поработать на высоте в 1 200 метров :). Вид отсюда – шикарный.

И вот сижу я на вершине горы и «добиваю» инструкции по Планфиксу – по настройке принтера и приложений для сканирования стикеров. .

 

05.11.18

Я начинаю реализовывать план по подключения руководства к организационным вопросам по работе персонала с системой.

В частности – рисую схемы ролей в системе + взаимодействия между отделами. Они нужны, чтобы люди визуально поняли, как всё устроено и кто чью работу контролирует:

 

12.11.18

Все инструкции готовы. Теперь можно полноценно приступать к обучению сотрудников производства. Напомню, что сейчас по большей части в системе работают следующие отделы:

• бухгалтерия (как хранитель документов и информации по ним)
• отдел продаж
• отдел проектирования

Люди просто охреневают от объёма информации. Но деваться некуда. Надо. Надо.

 

14.11.18

Я не хочу писать эту историю просто в стиле «что я сделал в тот или иной день». Я хочу показать вам, что работа по внедрению чего-либо нового в уже устоявшийся процесс работы коллектива компании – это всегда боль и стресс. Это душевные переживания. Не только для сотрудников, но и для внедренцев тоже.

Сегодня была какая-то рабочая апатия. Вроде люди как-то там работают, но я не вижу в их глазах энтузиазма, как у меня. Как его достичь? Может, спустя время? Я не знаю. Изо всех сил стараюсь сделать так, чтобы процесс пошёл быстрее.

С этими мыслями решил сходить в гору на часик. Подзарядиться. Это всегда помогает.

 

26.11.18

Заметьте, прошло почти 2 недели с прошлой даты. «Новинок» уже не так много – люди потихоньку начинают осваивать систему. По новой. Потому что в какой-то момент меня в бухгалтерии снова просят обучить их работе в системе. Потому что другие люди (как я писал ранее) обнаружили, что в системе не хватает каких-то данных.

Когда ты видишь, что твоя работа нужна другим – тебе хочется её делать.

В этом вообще вся суть этой работы. Пока коллектив не начал активно работать с системой, никто не понимал, кому и зачем оно надо. Я рад, что мы вошли в фазу активного использования системы.

 

27.11.18

На следующий день подходит новый человек и тоже просит ему снова показать работу в системе. Порой я удивляюсь, откуда у меня столько терпения :).

Но дело надо сделать. Я даже сам чувствую больше энергии, когда вижу обратную реакцию от людей и их потребность в этой всей работе.

Мы садимся за обеденный стол и я на её ноутбуке показываю, что где и как надо делать в системе. Снова

А вечером у меня происходит случайная встреча с экономистом компании, который изначально не думал пользоваться системой. Точнее – я так думал. Точнее – я даже не думал о том, что есть экономист, которому тоже надо будет что-то делать в системе. А оказалось, что надо.

Более того – это человек из разряда «активных». Если ей что-то надо – она будет долбить всех, кого нужно. Мы с ней пообщались и я ей сказал, что если она со своей стороны начнёт указывать коллективу на то, что ей не хватает той или иной информации в системе, то вовлечённость людей будет ещё больше. Вместе мы ускорим процесс внедрения системы!

Это было прекрасно. Моё настроение прямо было на высоте.

 

29.11.18

Экономист делает прекрасную вещь. Она пишет письмо и явно указывает коллективу на то, что не нашла нужную информацию. Отлично. Процесс САМОконтроля уже запущен.

В процессе проверки занесения данных от коллектива вскрываются определённые недочёты в работе архитектуры системы. Это нормально. Идеально с первого раза никогда не сделаешь. Всегда нужно отрабатывать результат на практике.

Сиже в цеху резки, проверяю, как сотрудник заносит данные:

—

На этом пока что история заканчивается. Обновления информации уже редки, да и сама история уже написана почти впритык к сегодняшнему дню. Мы с начала 2019-го отключаемся из режима погружения для этого клиента, но будем оставаться на связи для решения оперативных вопросов. Потому что на нашей стороне основные технические вещи сделаны, дальше – организационная работа внутри коллектива компании. Дальше – САМОконтроль, о котором я писал выше.

Со временем мы эту историю будем дополнять.

Если вам понравилась данная история, то можете прочитать похожие истории, но о другой нашей работе:

• Как мы создали сайт без дизайна, а он ещё и работал лучше (4 части)
• Правдивая история стартапа по производству мобильных бань
• Внедрение “UDS Game” в нишу “Ремонт компьютеров и телефонов”
• Как мы построили в премиум-сегменте отдел интернет маркетинга из одного человека
• Как из-за нас чуть не уволили РОП’а. А мы всё равно отказались от проекта

—

Если вы хотите узнать о нас больше и обсудить варианты возможного сотрудничества, то вам на страницу “О нас. Кто мы. На что способны“.

—

Update № 1

Получили отзыв 🙂

 

 

Update № 2

Обновили архитектуру проекта. Она ниже (прямо открывайте и качайте на компьютер, чтобы открыть в полном размере):

— — —
Если вы попали сюда напрямую, минуя общее описание всей этой истории, и не понимаете, о чём это вообще, то советуем вам начать чтение с самого начала.

А далее будет продолжение истории
— — —

 

08.10.18

Я вернулся на «базу» клиента – в Магнитогорск. Моя первая цель – показать принтер и стикеры вживую. Увидеть первую реакцию. Потому что для нас это было «огонь».

Однако ещё в обед, когда я на пару минут забежал к зам. директора, я понял, что радости мне ожидать не стоит. Потому что я услышал целую пачку причин, почему это может не заработать.

Ну…да ладно. Надо дождаться вечера, где будет совещание руководства.

И вот вечер. Присутствуют:

• Я
• Зам. директора
• Коммерческий директор
• Генеральный директор

Если опустить моё ощущение, что работа со стикерами нужна лишь мне, то решение всё же было принято – пробуем! Ибо это довольно хорошее технологическое решение. Начнём с того, что наклеим штук 30 стикеров любого элемента на заготовки и прогоним их через все этапы, чтобы посмотреть – доживут ли они вообще до конца или нет. А пока параллельно я буду настраивать работу самого оборудования на месте в цеху резки. Именно там предполагалось поставить принтер.

 

09.10.18

Разбираюсь с принтером. ВЖУХ – и за 3 секунды вылезла целая пачка тестовых стикеров. Хм, а принтер довольно шустрый.

Отдаю этот «рулон» тестовых стикеров на производство. Пусть пробуют их убить.

 

10.10.18

Увы…стикеры умерли ещё на первом этапе производства. Просто «в хламище». Вот что осталось от красивого стикера (красной линией обведён его оставшийся контур):

Печаль-грусть-тоска. Но сильнее всего расстраивает не это. Больше всего бесит то, что никто особо не старается подумать над вопросом «а как можно сделать так, чтобы они не убивались?». Проще сказать «они не доживут до последнего этапа. Увы»

 

11.10.18

Теста ради решаем пропустить первый этап производства и посмотреть, выживут ли стикеры на следующих этапах. Тут уже получше. Ну если сравнивать с предыдущим днём.

Из весёлого – жена Саши предложила на воздушных шариках вешать стикеры на первом этапе производства. Я посмеялся. Но взял на заметку. Чем чёрт не шутит ))

 

12.10.18

Работа с принтером предполагает довольно «адскую» архитектуру на технической стороне. Ведь нам надо не просто распечатать стикер, а работать с ним дальше. С телефона. Чтобы можно было «чик-чик», и отсканировать стикер. И чтобы эта информация сразу попала в систему. Через интернет.

А если интернета нет в моменте фиксации данных? Как данные попадут в систему? А не перезапишут ли старые данные?

Ох как мы попарились с этими разными вариантами развития событий. Картинка ниже – самое простое, что можно показать из реализованного. И то я знаю – вам она непонятна. Она лишь для подтверждения факта того, как там всё на самом деле замудрённо:

14.10.18

Я начинаю доделывать архитектуру всех элементов в Планфиксе, исправляю накопившиеся ошибки. Это помогает удалить из системы уже неработающие вещи. Лучше сделать это сейчас, иначе потом они так и будут висеть «мёртвым грузом», ибо удалить страшно будет – вдруг чего сломается.

 

Из новенького (в самом низу схемы) добавляется информация о статусах сделки и привязанным к ним событиях. В Планфиксе есть функционал т.н. бизнес-процессов. Это действия, выполняемые при определённых событиях. И у нас есть целый набор таких авто-действий, например:

• Если за 24 часа по сделке не было активности, то уведомлять об этом нужных людей
• Если новая сделка ушла на расчёты, то уведомлять об этом отдел проектирования
• Уведомлять менеджеров, если они забывают на нужных статусах заполнять нужные поля
• И пр.

Всё это помогает сделать работу более отлаженной и безошибочной. В конце концов, это потом влияет на конечную скорость обработки всего заказа.

Кстати, зацените ниже творческий процесс по описанию статусов работы сначала на бумаге. Пустота на листке превратилась в целые зарисовки схем, которые я уже потом переносил в цифровую архитектуру:

 

16.10.18

Я правлю инструкцию по Планфиксу.
Ах, да. Мы пишем инструкцию – забыл сообщить.

Пишем её, потому что понимаем, что мы на проекте не вечно. Мы-то отстроим систему и уйдём, давая лишь общие советы по работе. Но если сотрудники вдруг чего забудут или наймут нового человека, которому надо будет разбираться в системе…им будет проще, т.к. будет инструкция.

Правда, я держал надежды, что инструкция поможет и первичное обучение провести. Но это была иллюзия :).

Под вечер раздаю на черновики целую кипу бумаг, что остались после заполнения данных результатов цехов производства по дням. Помните, когда я вешал почтовый ящик и каждый день туда кидали листки? Вот их накопилась целая кипа:

А вечером происходит совещание, которое я в истории своей жизни всегда буду называть как «чёрный вторник». Потому что в процессе совещания на меня «вылили ведро эмоционального….кхм…гнева». Я хотел другое слово написать, оно даже начинается с «г» и заканчивается на «а». Но стиль не мой :).

А суть вот в чём…

Пришла же пора активно работать в системе. Плюс меня не было последние 3 недели и у людей накопились вопросы по системе. Хотя нет, даже не так. Не вопросы. Недовольства! Да, это верное слово.

И человек имеет лишь 2 варианта, чего делать со своими пожеланиями «как работать лучше»:

1. Обсудить их
2. Копить их и ждать, когда не хватит терпения и «ДА ПЛЯТЬ НЕУДОБНО ЖЕ РАБОТАТЬ МНЕ»

Хотя зачастую вопрос неудобства связан не с работой, а с желанием принимать «новые правила игры и взаимодействия между игроками». Потому что привыкли все к обычной схеме – передай всё на словах. А я делаю обратное – приучаю всех фиксировать важные результаты в системе. Да, это порой не всегда удобно. Но это надо.

В общем, в этот вторник всех прорвало. И чуть ли не каждый из присутствующих (порядка 6-7 человек) высказывал своё недовольство на тему «почему мне неудобно работать». Кто-то даже поднял вопрос «а есть другие альтернативы этой системе?». От этого вопроса у меня чуть глаз не начал дёргаться, потому что обсуждать такие вопросы через 2 месяца работы – это нонсенс.

Но я понимал, что моя задача – сидеть и слушать. Терпеть и слушать. С меня «текло это….тёк этот гнев людей», но в такие моменты, самое главное, это…

 

СЛУШАТЬ

 

Потому что спорить бесполезно. Людям надо выговориться. Людям надо дать понять, что их слова услышаны и будут предприняты все меры, чтобы им было проще работать. Не факт, что всё действительно будет сделано так, как они хотят. Но они должны понимать – их услышали.

Похоже, моя предыдущая реакция на их просьбы была не особо правильной. Иначе не было бы эффекта «накопившегося негатива». Все изъяли из этого совещания свой урок. Надеюсь…по-крайней мере я – точно.

Благо, я в какой-то момент смог сделать хотя бы такую фотографию для истории данного события:

Что я чувствовал, когда ехал потом вечером на квартиру?

Злость
Обиду
Негодование
Радость

Да-да…радость. Потому что сквозь злость и обиду я понимал, что наконец-то это случилось – люди высказали ВСЕ свои недовольства. Эта «бомба замедленного действия» рванула. Но теперь я готов к тому, чтобы новая бомба даже не начала «строиться». Поэтому радость была.

А все прочие эмоции я «сбросил» тем же вечером, когда поднялся на гору рядом с квартирой. Люблю горы – они очищают твой мозг от всех эмоций и сразу становится легче.

—

Часть № 6 можно прочитать по этой ссылке

—

Если вы хотите узнать о нас больше и обсудить варианты возможного сотрудничества, то вам на страницу “О нас. Кто мы. На что способны“.

— — —
Если вы попали сюда напрямую, минуя общее описание всей этой истории, и не понимаете, о чём это вообще, то советуем вам начать чтение с самого начала.

А далее будет продолжение истории
— — —

 

12.09.18

Как я уже писал ранее, мы придумали, как отправлять сделки на расчёты. Да ещё и с приоритезацией от 1 до 5.

Осталось за малым – обучить этому весь остальной отдел проектирования. А там сидит 4 человека. Я знаю, какого это – обучать людей по работе в системе. То ещё «удовольствие». Обстановку нагнетает факт того, что мне послезавтра надо уезжать – у меня по плану 3-хнедельный отъезд в другой город по личным делам. И потом я снова вернусь. Это означает, что если проектировщики сразу «не словят», как работать – они будут мучать меня вопросами всё время, пока я отсутствую.

Поэтому я очень тщательно готовлюсь к их обучению, забивая в систему тестовые данные:

И готовлю целый пошаговый план на своё презентационное обучение.

По части производства я продолжаю вносить изменения в листки для заполнения. Изменения порой доходят до абсурдно мелких. Например, изменение текста в конкретной ячейке таблицы:

А почему?

Потому что люди писали в поле «Сделано хороших» количество сделанных за ВСЁ время. И пофигу им на то, что в 3-х других местах листка написано, что это все данные сугубо за один конкретный день. В общем, тут я получил хороший опыт того, что нужно везде и всегда писать всё максимально подробно для людей. Себе же время сэкономишь.

Сегодня ещё решили провести инвентаризацию всех сделанных элементов по проекту и сверить с теми данными, что у меня отмечены в листках. Результат я могу назвать лишь одним словом – ахтунг!

Вы, наверняка, подумали, что я хотел написать другое слово. И верно подумали! Но маты в этом блоге не допускаются. Главное, что вы поняли.

 

14.09.18

Я всё-таки «закипаю». Вообще, в таких ситуациях надо честно и открыто говорить об имеющихся проблемах и о том, что наша работа не может продолжаться в таком режиме. И что лучше СТОПнуть всю работу здесь и сейчас. Нет смысла продолжать.

Моё закипание происходит прямо посреди трассы на пути в другой город. Я останавливаюсь вдоль дороги у какого-то частного дома, потому что внутри уже ярое желание написать письмо о моих мыслях руководству компании. Включаю Мегафон-модем, открываю ноут, сидя на заднем сиденье автомобиля, и пишу…

Я специально не хочу писать это письмо тут текстом. Я его прикреплю картинкой, чтобы вы его увеличили по клику и прочитали. Со всем тем интерфейсом почтового агента, который был. У меня ощущение, что даже буквы, запечатлённые на этой картинке, несут всю мою боль и отчаяние от происходящего. Прочитайте (2 картинки, обе кликабельные для бОльшего размера):

Жму «Отправить», закрываю ноут и со спокойной душой еду дальше. Как камень с плеч. Давно надо было это сделать

 

15.09.18

Небольшое отступление от общей истории, т.к. в этот день я был на мероприятии СУП (слёт успешных предпринимателей) 2018 в г. Тюмень. В частности, участвовал там в шикарной бизнес-игре “Завод”. Мой практический отзыв об этом можно прочитать в личном блоге.

 

17.09.18

Я в отъезде, но, конечно же, на связи. Обсуждаю с одним из учредителей компании возможные исходы по итогам моего письма. Он за то, чтобы НЕ приостанавливать процесс внедрения. Моё мнение противоположное. Я считаю, что ПРИостановка даст всему коллективу ощущение ответственности за происходящее, чтобы при последующем запуске всё было по-другому.

 

18.09.18

Получаю фотографии наших первых методичек про продукцию компании.

Ах…да…вы же даже и не в курсе, что мы ещё и отличный контент можем делать по поводу того, какая у вас крутая продукция :).

В данном случае мы самостоятельно подготовили весь контент для целой методички, которая отвечала на 12 самых основных вопросов по поводу продукции компании. И это вам не с интернета текстА содрать. Тут результат должен был крутым, а не ради галочки. Поэтому этот труд включает огромную работу, скорее больше журналистскую, чтобы сначала под диктофон пообщаться со всеми нужными людьми, потом всё это обработать, сделать из этого читабельный вид.

И потом превратить это в реальность. Для теста мы напечатали 2 методички, на разной бумаге в разной типографии. Просто на посмотреть и пощупать. И не зря – стало понятно, что изменить в следующем тираже (если те первые 2 штуки вообще можно назвать тиражом):

На следующей фото прямо видна разная бумага и оттенки цветов на ней:

Я рад. Очень рад. Когда видишь, что труды воплощаются в конечный (пусть и не идеальный результат) – душа ликует. А мне прямо необходима была эмоциональная подзарядка со всеми этими событиями.

Кстати, всю методичку в электронном варианте можно посмотреть здесь. Она по вёрстке ещё не идеальна, это будет сделано позднее. Нам важно было получить первый результат.

Возможно, вы даже и декор закажете :))).

 

19.09.19

После Тюмени на несколько дней я вернулся в Омск. Каждый день выхожу в офис, чтобы поработать с командой. Мы давно не общались лично, есть что обсудить. Всё-таки не всё можно рассказать и передать эмоциями при работе на расстоянии.

Хоть команда и знала о том, что я внедряю работу с ежедневными заполнениями листков (наши общие еженедельные планёрки по скайпу никто не отменял), мои личные рассказы прямо приоткрыли для них картину происходящего.

И один из членов команды (Саша) предлагает идею делать заполнение данных намного быстрее, а именно – через приложение на телефоне и считывание скан-кодов с продукции. Он когда-то немного работал с таким функционалом. Я ранее думал о таком, но для меня это было некое (хоть и не сильно далёкое) будущее для компании, что сразу мы не сможем это использовать.

Но оказалось, что это довольно легко и очень быстро. И этим можно пользоваться с любого телефона или планшета.

Саша достаёт телефон и показывает на нём приложение для считывания кодов:

Кстати, видите эти доски? Этот строительный мусор в нашем офисе. Знаете откуда он? 😊. Это отдельная наша история под названием «Правдивая история стартапа по производству мобильных бань». Обязательно прочитайте её на досуге. В одной из частей этой истории описывается то, откуда у нас в офисе появились эти доски.

Отступление кончилось – погнали дальше. Мы изучили основные моменты работы приложения и поняли, что это действительно может быть вариантом для связки “Планфикс – приложение – заполнение данных”. Ибо сейчас по заполнению данных интерфейс Планфикса – не супер удобное решение. Не то, что это неудобно всегда. Это неудобно для людей, которые обычно в руках каждый день держат перфораторы и шпатели.

Ну не привыкли они работать с такими решениями. Это не хорошо и не плохо – просто факт, с которым нужно жить. Лично нам интерфейс Планфикса кажется идеальным. Не знаю, что там ещё можно улучшать при всём том функционале, что они дают в использование.

Но есть всё же тёмные для нас области в знаниях. Чтобы работать со штрих-кодами, их нужно напечатать. Чтобы их печатать нужен принтер + опыт работы с ним.

А у нас ни того, ни другого!

Ну ничего, главное – не тормозить. Получение знаний мы сразу начали с изучения ассортимента принтеров:

Было бы хорошо взять один в аренду и разобраться с интерфейсом его взаимодействия с приложением. Как ни крути, мы можем столкнуться с проблемами, которые не сможем решить (ну чисто в теории) и не хотелось бы потом иметь на руках принтер, который нам нафиг не нужен.

 

20.09.19

Под вечер раздобыли старенький принтер в соседнем недалёком офисе (всё же нахождение в ИТ парке города имеет свои неоспоримые плюсы). Принтер, правда, без провода, но это дело покупное:

Главное – что процесс изучения нового метода заноса данных уже запущен. Мы не любим долго стоять на месте.

 

21.09.19

Саша разобрался с общими настройками всех опций приложения. Вроде схема действительно может быть рабочей. Осталось всего лишь ничего:

• разобраться с принтером
• опробовать на практике принтер и стикеры
• сделать связку с Планфиксом

Но мы понимали, что за каждым пунктом стоит огромная работа. Особенно последний пункт – это в принципе то, что НИКТО не делал ещё на рынке. Откуда мы знаем? Мы спрашивали техподдержку Планфикса. И нам сказали, что такие решения у них ещё никто не реализовывал. Ну мы верим их ответу 😊

А если мы уже ошибаемся – просьба об этом сообщить нам.

 

22.09.18 – 26.09.18

Выбираем принтер. Всё же тот, что нам дали – не подходит. Надо работать со свежими аппаратами. Скорее всего, будем покупать на свой страх и риск. Если клиенту не подойдёт – у нас появится на Авито новое объявление о продаже :).

 

27.09.18

Я случайно узнаю, что рабочим на производстве так “настучали” за незаполнение данных в листках, что они пишут кучу информации по тем элементам, которые относятся к другим проектам, которые я пока и не отслеживаю. В общем, заполняют даже то, что не надо заполнять.

И знаете, что? Меня это прямо-таки радует :). Пусть у людей и дальше вырабатывается привычка заносить по максимуму информации:

 

02.10.18

Саша, как обычно, с большим энтузиазмом погрузился в изучение новой технической сферы. Его хлебом не корми – дай сложную задачу. Вот реально пища для ума.

В итоге он объясняет мне архитектуру технической реализации использования принтера. Это просто охренеть:

Редко когда могу полностью понять схемы от Саши :). Поэтому я просто слушаю его и пытаюсь по его интонации голоса понять, чувствует ли он сам уверенность в нарисованном. Вроде бы…чувствует.

Потом показывает мне десктопное приложение, в котором можно формировать шаблоны этикеток, которые потом будут печататься:

 

03.10.18

Мы купили принтер (с Москвы аж) и активно его тестируем:

Нам надо, пока все в сборе в одном офисе, «потыкать» принтер в рабочем состоянии со всех сторон, чтобы я мог со спокойной душой увезти его к клиенту. А у меня как раз поезд через 1.5 дня. Времени в обрез.

В печати пробуем разные варианты бумаги для стикеров. Там тоже всё не так очевидно, как кажется:

Одна бумага более живучая, но бликует ☹. А фактор выживаемости стикеров для нас тоже важен. Это же производство, там всегда «агрессивная» внешняя среда:

 

05.10.18

Перед моим отъездом в Магнитогорск мы прямо в офисе делаем видео, где показываем, как можно было бы заносить данные с телефона в систему:

Если вы как раз хотели на практике понять, как выглядит печать этих стикеров и их сканирование, то это видео прямо для вас. Обязательно посмотрите.

P.S. Видали на видео кусок стены бани стоял? 😊. Пользуясь моментом, отсылаем вас ещё раз к наинтереснейшей истории нашего стартапа в начале 2018-го года. Но её лучше читать на досуге, ибо там информации тоже много и она интересная.

—

Часть № 5 можно прочитать по этой ссылке

—

Если вы хотите узнать о нас больше и обсудить варианты возможного сотрудничества, то вам на страницу “О нас. Кто мы. На что способны”.

— — —
Если вы попали сюда напрямую, минуя общее описание всей этой истории, и не понимаете, о чём это вообще, то советуем вам начать чтение с самого начала.

А далее будет продолжение истории
— — —

 

01.09.18

Эта история – про внедрение системы управления производством. Но производство не может существовать без других отделов, особенно без отдела продаж. Нет продаж – нет и производства. Поэтому наша работа заключается ещё и в том, чтобы внедрить эту же систему в отдел продаж. А потом туда по необходимости подключить и прочие отделы.

Это же так хорошо и удобно, когда вся информация хранится в единой системе, где каждый может получить то, что нужно именно ему.

А сейчас отдел продаж работает в другой системе – AmoCRM. Она хороша. Мы даже являемся официальными партнёрами, что отображено на их сайте (первые слева):

И на последних проектах у клиентов мы работали с отделом продаж именно в AmoCRM, мы достаточно хорошо её знаем. Настолько хорошо, чтобы знать и её недостатки. Этого нам достаточно, чтобы понимать, что AmoCRM идеальна только для отдела продаж.

Но если мы говорим о системе, в которой бы работали И другие отделы тоже, то она уже не подходит.

И мы всегда были за решение задачи с помощью самого оптимального инструмента, а не за сам конкретный инструмент. Поэтому когда мы поняли, что здесь нам придётся переводить отдел продаж с AmoCRM на Planfix, мы это сделали довольно просто. Не было никаких переживаний относительно того, получится ли у нас. Получится.

Потому что МЫ сами работаем в этой системе. Тут нет вариантов.

Кстати, этот же отдел продаж у этого же клиента год назад мы создавали с нуля и заводили именно в AmoCRM. Очередное подтверждение того, что если нам надо подстроиться под изменения окружающей среды, чтобы достигать большего результата – мы это сделаем легко. Очень легко.

Так вот этот день я запомнил – потому что я весь день перебивал все сделки и контакты из AmoCRM в Planfix. Вручную. Так себе занятие…

У них что, нет импорта данных?
Да есть, конечно. Но мне важно было сделать перенос вручную, чтобы увидеть все неочевидные моменты хранения информации, которые я могу упустить при полностью автоматическом импорте. И поверьте – я нашёл такие моменты в процессе ручного переноса.

Поэтому насколько бы мы ни были фанатами автоматизации, есть адекватные пределы, где мы понимаем – «а вот тут надо ручками».

 

02.09.18

Продолжаю переводить отдел продаж в Планфикс. Помимо просто переноса всей текущей информации нужно ещё сделать так, чтобы все новые заявки падали НЕ в AmoCRM, а сразу в Planfix.

Слава богу, у них это делается ну очень просто и понятно. В случае с AmoCRM нам приходилось платить разработчику, чтобы он все заявки заводил в систему. А тут можно сделать всё самому. Более подробно об интеграциях, которые поддерживает система, можно прочитать здесь.

Если буквально в паре скриншотов рассказать о том, как мы заводили все входящие заявки в систему, то первый сриншот будет показывать то крутое место в системе, где создаётся некая внутренняя почта, на которую направляются все заявки:

А второй скриншот покажет, как письмо можно разобрать «по полочкам» и положить нужную информацию в нужные поля сделки:

По итогу всего этого в системе создаётся сделка, которая автоматически назначается на всех менеджеров отдела продаж. Она пока ни на кого не назначена. Первый, кто нажмёт у себя кнопку «Принять», возьмёт её на себя. Поэтому у всех есть мотивация реагировать на новые сделки максимально быстро.

В AmoCRM из коробки нельзя было такое решение сделать 😊.

 

03.09.18

Сегодня с утра мне принесли листок с заполненными данными и фразой «Шлифовку точно не считал, мне некогда этим заниматься».

Что? Вы серьёзно?! СЕРЬЁЗНО?!

Нахера я вообще тогда заполняю это каждый день? Чтобы читать «да я не заполнял эти данные». И как мне на это реагировать? Как вы потом будете с этим работать в системе? Будете подходить к компьютеру с повинным лицом и говорить «Извини, система. Сегодня я был сильно занят. Не заполнил данные».

В общем, меня это прямо взбесило. А «добил» меня тот факт, что один из сотрудников компании прямым текстом (совершенно искренне и по-доброму, но всё же) мне сказал «Воу, что-то ты совсем ужасно выглядишь. У тебя всё хорошо?!»

НЕТ, ПЛЯТЬ!

Я уже которую неделю каждый день трачу дохерища времени на то, чтобы понять, как сделать вашу будущую работу удобнее и быстрее.

Фух….спокойнее. Если на это посмотреть с точки зрения самих сотрудников – им действительно итак хватает работы. А тут я ещё со своими листками, которые на данный момент времени для них являются двойной работой. И они от их заполнения НЕ получают никакой пользы. Они действительно сейчас не видят будущего потенциала работы с этой информацией. Надо это принять и пережить этот период.

Именно так я и рассуждал в тот момент. Вроде полегчало 😊

Однако в обед мне в первый раз «маслом душу помазали» – Аня (один из сотрудников компании) спросила «А где листочки на сегодня? Будут? Я там информацию смотрела».

Вааааах, вы бы знали, как мне тогда приятно было это слышать. Что даже эта работа в тестовом режиме кому-то нужна. Я запомнил тот момент.

Вот прямо в один день я был и дико зол, и дико рад.

Вечером было собрание общее, где обсуждалось подписание приказа. Потом дальше собрались коллективом производства и обсудили, что с завтра уже можно заполнять данные вечером. Именно ВЕЧЕРОМ! Меня спросили «кому они отдавать листки будут вечером, если ты не хочешь, чтобы они отдавали тебе их с утра?».

И я у меня уже было в голове решение!
Та-даааааааам:

Почтовый ящик?!
ДА!

Мне действительно было важно, чтобы люди не только заполняли листки вечером, но и оставляли их где-то, чтобы НЕ было соблазна оставить эту работу на утро или утром дозанести данные. И я поехал в местный строительный магазин в поисках почтового ящика. Нашёл там довольно интересный вариант:

Почта )). Это смешно. Правда.

 

04.09.18

Сегодня привесили ящик на входе в производство:

Вечером прочитал в блоге Планфикса статью про рабочие пространства. Почему я раньше этим не пользовался?! Это же мега-крутая вещь, которая делает интерфейс работы в системе проще и чище. Можно настроить интерфейс так, чтобы в нём был именно необходимый тебе функционал. Не больше и не меньше.

Вот так выглядел старый интерфейс системы отдела продаж:

А затем мы:

• Сильно упростили верхнее меню
• Убрали боковую левую панель
• Убрали боковую правую панель

Вуаля!

 

05.09.18

Это утро было забавным. Мне пришла первая корреспонденция от производства 🙂

А в общем кабинете на доске повесили приказ (который ранее лично обсуждали со всеми) о внедрении системы управления производством. Это важная и нужная вещь, которая должна быть на видном месте:

Правда, не думаю, что на него постоянно обращали внимание. Если вообще обращали среди всех прочих других листков. Но я всё же чувствовал некое моральное удовлетворение, когда видел его.

 

06.09.18

Порой вот так психологически тяжело становится. Когда понимаешь, что ты вроде со своей стороны сделал основную вещь – придумал архитектуру системы, она последние 3-4 изменения прошла на ура (значит, на верном базисе сделана), НО потом всё упёрлось в человеческий фактор – люди не хотят заполнять данные. Им вечно некогда. ИЛИ забывают внести те или иные элементы и относятся к этому наплевательски. Как будто это я должен придти к ним и проверять их работу.

– Я забыл написать? Так давай ручку, сейчас исправим! Вот…всё хорошо теперь. Можешь идти назад со своими листочками.

Вы бы знали, сколько раз я это слышал. Моя ли это работа с персоналом? Не знаю…но мы за результат, поэтому лезем во все области, где можем как-то проявить себя.

И они сейчас не могут это делать в ПРИВЫЧНОЙ для них форме – на листках. А что будет, когда они должны будут заносить данные в систему?

Из радостного – отдел продаж хорошо пересел на Планфикс. Лично мне там ну очень удобнее стало работать со сделками отдела продаж. Ребята постоянно говорят свои пожелания, что хотелось бы им видеть в функционале системы. И знаете, что? 90% из их пожеланий система может сделать, она очень гибка в настройках. Это не может не радовать.

Вечером обновил архитектуру системы. Туда добавились данные про отдел продаж. Вчитываться, как обычно, не стоит. Мы это показываем, чтобы в очередной раз взрастить в вас понимание того, что архитектура в этом деле – вещь очень и очень важная:

 

07.08.18

У вас утро начинается с кофе? С новостей? А у меня с вот такой картины:

В очередной раз удивляюсь от того, насколько неочевидно можно заполнить вроде бы очевидную таблицу. Я не понимаю такие знаки и комментарии ((

НО! Раз за разом заполняя данные непосредственно в системе, приходит понимание того, что должно быть удобным по использованию системы. Даже такая мелочь, как сортировка записей при добавлении результата:

И один раз это неудобство можно проигнорировать, но когда тебе в течение дня понадобится много раз заносить данные, это уже будет напрягать. А если это будет напрягать производство, они начнут напрягать меня. Не хочу этого.

Так же в свежих листках по этапу резки (да и других) добавил отдельное поле комментария. Чтобы они свою «карандашную магию рун» писали отдельно от записей по элементам изделий.

 

09.08.18

Для отдела продаж создал новый интерфейс отображения данных (планировщик) – по расчётам. Это вообще раньше была боль – как понять, что и когда считать? В каком приоритете брать сделки?

Раньше люди как-то в локальной сети называли папки, показывая важность. Мол, один восклицательный знак – важно. Два – очень важно. А если название с цифрой – так вообще срочно бери )). Потом они придумали свою эксель табличку, где писали информацию о заявках, но это всё «колхоз».

Моё решение такое – вынести все сделки на расчёты на один экран с уже готовой приоритезацией от 1 до 5:

• Приоритет 1 – самая важная сделка.
• Приоритет 5 – менее важная на расчёт сделка.
• Приоритет прочее – все остальные сделки, которые пока в режиме очереди.

Нет смысла приоритезировать ВСЕ сделки на расчёт, ибо все они разом и не будут считаться. Мы взяли за правило, что будем всегда приоритезировать 5 самых важных сделок. А остальные будут висеть общим списком.

И сделки в интерфейсе можно перетаскивать из столбца в столбец. Да и ещё они информативные. Проектировщик когда заходит – сразу видит всю картину. Причём видно, кто делает какую сделку и в каком она статусе. Это довольно удобно.

 

11.09.18

Подключил одного из проектировщиков – Гришу – в Планфикс, показал, как работать с расчётами. Мозг у него “подпух”, но ничего – справится.

Из мелочей отмечу, что в Планфиксе можно на переходы по статусам делать кнопки. Это хоть как-то, но делает работу в системе разнообразнее и интереснее:

 

—

Часть № 4 можно прочитать по этой ссылке

—

Если вы хотите узнать о нас больше и обсудить варианты возможного сотрудничества, то вам на страницу “О нас. Кто мы. На что способны”.

 

— — —
Если вы попали сюда напрямую, минуя общее описание всей этой истории, и не понимаете, о чём это вообще, то советуем вам начать чтение с самого начала.

А далее будет продолжение истории
— — —

 

23.08.18

Вот уже несколько дней я получаю информацию каждое утро о том, какие элементы на каких этапах были сделаны. И даже можно строить реальные отчёты по реальным данным в системе:

Проект завели пока один – в тестовом режиме, но с реальными данными.

Отчёты можно строить и в разрезе каждого элемента! Ведь именно по элементам люди заносят информацию в систему:

Мы уже начинаем двигаться дальше и разрабатывать в системе блок работы с сырьём – фиксация его приёмки и использования. Так же с помощью «аналитик» Планфикса.

А вечером происходит интересное.

На ежедневной планёрке у меня с руководством случилась небольшая словесная «стычка». В компании работает зам. директора (будем называть его Д.М.) – мудрый дядька уже в возрасте лет. И я сказал ему, что т.к. в перспективе люди будут работать с системой, то у неё будет некий свод правил, одно из которых – занесение информации до конца рабочего дня. А сейчас вырабатывается у людей привычка занесения информации с утра за вчерашний день. И что надо бы изменить эту привычку у людей именно сейчас, иначе потом им будет сложнее перестраиваться.

Я лично знаю, каковО это – вырабатывать у коллектива привычку. Я лично внедрял Планфикс в рабочий процесс всего коллектива своей компании. И это никогда не проходило по щелчку пальцев.

А вот Д.М. не особо понимал, зачем сейчас напрягать людей, если с системой они и не работают пока что. Что если вводить привычки – так пусть сразу в системе все и работают.

Но система пока не готова к работе со стороны сотрудников, она ещё оттачивается по интерфейсу и занесению информации. Как быть?

В итоге под небольшим давлением «высшего руководства» Д.М. сказал «ну надо будет – будем с утра заносить». Но я прекрасно понимал, что внутренне он это решение не принял.

Чуете, пахнет?

Потому что отторжение нового формата работы только что началось…

 

24.08.18

В процессе обработки данных с моих листков вскрылся интересный момент – люди могут заносить данные по элементу изделия в бОльшем количестве, чем нужно. Например, по заявке надо 5 элементов, а занесли, что сделано 6.

Почему 6? Чёрт его знает. Иногда по человеческой ошибке, иногда этот 6й элемент оказывается запасным «на пожарняк» (что вообще не было учтено изначально в системе), иногда это действие приливов Луны. Ну…просто я не все случаи некорректных данных смог для себя адекватно объяснить.

НО после этого случая мы в Планфиксе настроили авто-сценарии, которые проверяют сумму итогов аналитик (результаты труда) и сообщают, если результат получился больше, чем изначально предполагалось. Об этом сразу же пишется в виде комментария в задаче. И уведомление даже может уходить начальнику цеха. А – автоматика 🙂

 

26.08.18

Сижу, заполняю занесение сырья в систему и задумываюсь, а оно надо вообще в системе или нет? Занесения сырья не было в изначальном ТЗ на внедрение системы (которого как бы тоже не было вообще 😊), поэтому есть некие ощущения, что этот функционал, будучи сделанным, так и останется нетронутым.

Что-то много текста без “живых” фото уже было выше. Держите! Фото из квартиры, где я тогда жил. Эх, вы бы знали, какой там прекрасный вид из окна на горы:

 

27.08.18

Понедельник – полный кипиш. Мне уже в который раз приносят листки, где не сходятся вообще данные. Сделано то, что не нарезано. Отшлифовано то, что не нарезано. Бардак – кавардак. Весь день уходит на понимание того, почему это произошло. Это уже начинает мне надоедать

 

28.08.18

С утра получил данные, где всё так же с ошибками.

В какой-то момент мне пришло осознание того, что надо упрощать этот листок, который они заполняют. Так дело дальше не пойдёт.

В итоге мы упростили структуру данных в листке, а это значит, что нужно снова переделывать всю структуру уже реальных задач (с которыми работаю пока лишь я) в проектах так, чтобы данные результатов можно было заносить по-новому.

“Мы упростили”

Это вот писать и читать легко такую фразу. Вот так взяли и упростили. На самом деле за этим скрыта большая работа мозга о том, как упростить, но оставить самый важный функционал. И вообще понять – а какой функционал там является самым важным. У меня была полная свобода действий по разработке системы, я сам себе ставил ТЗ по её созданию. Т.е. мне не у кого было спросить «что вам надо?». Нет. Я просто должен сделать так, чтобы всем было в ней удобно работать.

Такие важные моменты, как переделка архитектуры уже сделанного (а это было не раз и не два) обычно проходили в спокойной обстановке – вечером на квартире на диване. Я ложился на него, закрывал глаза и прямо чувствовал, как в мозгу начинают работать шестерёнки. Анализ в процессе…

 

29.08.18

Произошла неожиданная ситуация, которая наглядно отражает «слабость» взаимодействия между отделами на одних лишь словах.

Ответственные за последние этапы производства люди сказали «Резки вчера не было». И я уже шёл на выход из цеха производства, как задумался «А давай-ка я проверю это в цеху резки». Захожу к ним, спрашиваю и….та-дааам – резка была. Просто об этом никто не сказал дальше и начальник цеха на следующий день ушёл в отпуск.

Всё – никто не сказал – никто и не знает. Если бы результаты 100% заносились в систему, то даже и спрашивать никого не надо было бы.

 

30.08.18 – 31.08.18

Уже котооооооорый раз каждое утро начинается с того, что я заполняю данные в систему с листков. У меня уже даже на каждый проект появилась своя папочка

Почти каждый день вскрываются какие-то неочевидные моменты заполнения данных. НЕ неверное заполнение данных, а именно неочевидное заполнение данных.

Непонятно? 😊

Например, брак может быть разным. Цех шлифовки может сделать брак, т.к. сами они накосячили (сломали деталь на этапе шлифовки). ИЛИ же шлифовка делает деталь, НО сама деталь была нарезана неправильно ещё на этапе резки. И нельзя тогда сказать, что это брак шлифовки. Шлифовка то свою работу верно сделала.

В итоге в систему пришлось добавить ещё новые аналитики, например:

• нарезали, но это брак других этапов
• отшлифовали, но это брак других этапов
• отгрузили, но это брак других этапов

Так же постоянно меняется визуальная шапка этих листков, потому что всё больше приходит понимания того, на ЧТО люди, заполняющие данные, обращают внимание, а на что – нет.

Текущая архитектура системы уже 3й раз позволяет вносить правки (новые аналитики). Это хорошо. Прошлые разы приходилось её всю переписывать. Пока что это говорит о том, что мы движемся в правильном направлении.

Сейчас есть ещё проблема в том, что полностью автоматизировать отслеживание процесса работы не получается. Например, было бы круто, что если человек занёс брак на этапе шлифовки, то система сама бы проверяла, надо ли увеличивать количество заказанных деталей для резки или нет. Но пока Планфикс так не умеет  «из коробки» и пришлось сделать ручное оповещение ответственных о том, что был добавлен брак и нужно принять решение:

Забавно, что можно отправлять сразу смс нужным людям, если кто добавил брак. Была бы супер моментальная реакция на происходящее :).

Так же доработана автопроверка на случай, если человек занёс больше данных, чем изначально планировалось произвести. Тогда он получает в системе такое уведомление:

А на обеде в одном из торговых комплексов я захожу в магазин электроники и уже присматриваюсь к планшетникам, чтобы, возможно, потом их купила компания. Пока непонятно, КАК именно будут заноситься данные в систему. Возможно, именно через планшетник. Потому что если мы хотим (а мы хотим!) заносить данные не раз в день, а в момент создания результата в течение всего дня, то это должно быть удобно. Бегать постоянно к компьютеру рабочие не будут, им это нафиг не надо.

Немного потыкав планшетники, прихожу к выводу, что работа на них сильно неудобная. Банально, при попытке добавить в задачу аналитику (результат какого-либо цеха) у меня на половину экрана вылазит клавиатура, которую не так-то легко и убрать. Брррр:

Вечером на планёрке я сообщил руководству о том, что в понедельник будет общее собрание и оглашение приказа о внедрении системы. Надо на коллектив произвести впечатление, что это серьёзное дело. Да даже не впечатление – это действительно серьёзное дело.

Только вот я сам осознал необходимость создания приказа. И сам его же и написал, чтобы руководство лишь просто его подписало.

Звоночек. Звоночек о том, что мы (как внедренцы) слишком много «взвалили» на себя, думая, что сами (без явного привлечения руководства компании) со всем справимся.

—

Часть № 3 можно прочитать по этой ссылке

—

Если вы хотите узнать о нас больше и обсудить варианты возможного сотрудничества, то вам на страницу “О нас. Кто мы. На что способны”.

— — —
Если вы попали сюда напрямую, минуя общее описание всей этой истории, и не понимаете, о чём это вообще, то советуем вам начать чтение с самого начала.

А далее будет продолжение истории
— — —

 

01.08.18 – 22.08.18

Урал. Город Магнитогорск.

Я точно помню, что приехал к клиенту 01.08.18. И сразу взялся за несколько задач. Среди которых было и внедрение. Я потихоньку разбирался в бизнес-процессах компании, чтобы понять – а с чего вообще начать внедрение? С какой стороны подойти? Начать с производства? А может отдела продаж (которые на тот момент работали совсем в другой CRM системе под нашим же контролем)? Или бухгалтерии?

Помню лишь, что за 3 недели уже наработался результат, который сейчас разом опишу. А далее будет как обычно – по важным дням, но так же интересно 😊.

«С чего начать внедрение?»

Очень важный вопрос. ОЧЕНЬ важный вопрос. Потому что компания не стоит на месте – она генерирует результат своего вида деятельности. Коллектив в компании, соответственно, каждый день делают свою работу уже как-то! И тут приходит «кто-то» со стороны и говорит «скоро будете работать по-другому».

Не буду тут писать об эффекте охреневания от скорого непонятного будущего, который наверняка охватывал коллектив. Но аллегория тут такая – нам нужно было вносить изменения, НЕ останавливая текущую работу всего персонала. А если что пойдёт не так, то надо максимально оперативно убирать сложности в работе:

Вот там, похоже, как раз я :).

В общем, к вопросу «с какого отдела начать» я подошёл довольно серьёзно. И главным критерием выбора был ответ на вопрос «какой отдел обновляет информацию медленнее всего»?

Заметьте, не «работает медленнее всего», а именно употреблено слово «обновляет». Потому что я не должен быть привязан к скорости работы самих сотрудников. В системе хранится не скорость работы людей, а последняя актуальная информация об этой работе.

Это как если бы вы 10 раз обновили ленту в Instagram, но в ней бы ничего не обновилось.  Вы старались, делали это быстро. А новой информации – ноль.

И вот мне надо было определить тот отдел, который обновляет информацию о результате своего труда максимально медленно. Чтобы с него и начать. Это тот вагон, который движется отдельно от всего остального поезда…по своей дороге и очень медленно.

Бухгалтерия – пришёл мне ответ одним жарким вечером!

Вообще, думаю, в любой компании это именно этот отдел и с него надо начинать внедрение. Ну серьёзно – производство может каждый день делать новые детали чего-либо, причём сотнями штук. Но вот договорА – это штучная вещь. Сотни штук за день не сделаешь. Там за год бы столько заключить.

В общем, с отделом определились. Дальше нужно было понять, где именно и в каком виде хранить результат работы бухгалтерии. Причём в систему заводилась НЕ вся работа бухгалтерии, а лишь самая важная часть, которая может в процессе работы быть необходима другим отделам компании – отделу проектирования, продаж или уже производству. В основном – это самая основная информация по договорам и приложениям к ним.

Как это хранить в системе – решать мне. Потому что это Планфикс, «детка» 😊. Я вот за что обожаю эту систему – так это за то, что она как «пластилин», из неё можно «слепить» что угодно и пользоваться этим в работе. И там нет единственно верного решения на тему «где и как хранить информацию по договорам». Нет.

Там есть базовый функционал, позволяющий где-то что-то как-то хранить. А как это будет реализовано – решать вам. Это как Lego для бизнес-процессов компании. Я не могу подобрать другую аналогию. У них это прекрасно описано в их идеологии работы.

Поэтому я начал с архитектуры проекта. Это некое прототипирование будущей системы. Как и в любой теме строительства чего-либо, первый этап – самый важный. Как здание спроектируешь – так и стоять будет. Никто не «вписывается» в масштабную стройку без проекта.

А я в тот момент для компании не «одноэтажный дом» строил. Я строил «бизнес-центр», в котором будут работать и взаимодействовать между собой разные отделы. Без проектирования тут не обойтись.

Получившаяся первая схема архитектуры будет ниже, как итог этого рабочего периода. А пока – немного хронологии рассуждений о том, как я собираюсь хранить информацию. Всё же без технических деталей я не могу писать такие статьи.

Начну с того, что информация в системе будет храниться в сущности под названием «Справочник» (за ссылками будут скрываться описания этих сущностей на самом сайте системы в их справке). Справочник будет называться «Договора» (капитан очевидность проснулся, его позвали 😊 ). Но внутри этого справочника вся информация будет храниться в 2х разных «папочках»:

• Основные договора
• Приложения

Каждая папка будет иметь свой набор полей.

Почему нельзя в одной папке всё держать?
Потому что на бумаге это  разные документы с разной информацией. В одном документе есть информация про НДС и доставку, в другом нет. И наоборот. И чисто технически можно придумать, как хранить это в одной структуре, но будет неудобно и идеологически неправильно

 

Как их связывать между собой?
А для этого в договорах есть поле, где указываются приложения именно к этому договору. Клик – и можно сразу уйти в нужное приложение с его полями. Получилось довольно удобно:

Для этих справочников мы настроили уровни доступа для нужных отделов компании.

И следом настроили первые отчёты, которыми уже могут пользоваться сотрудники. Могут…смогут…смогли бы…если бы пользовались бы…в общем до реальной практики использования самими сотрудниками ещё далеко (срок измеряется в месяцах 😊). Но мы же «архитекторы» системы, поэтому мы ставим себя на место рядовых сотрудников компании и задаём сами себе вопрос «какие отчёты мне были бы полезны в работе?».

Пока в голову приходит ответ «да основные, просто общая информация по договорам и приложениям».

Ну ладно – сделали:

В общем, у нас есть отчет по договорам + отдельный отчёт по всем приложениям ко всем договорам.

По договорам это выглядит так (все картинки кликабельны для бОльшего размера):

 

По приложениям к договорам так:

А ещё есть отчёт по контактам к компаниям-заказчикам:

 

На этом этапе мы уже понимаем, что надо прямо сейчас уже рисовать архитектуру данных, которые будут храниться в системе. И связи между ними. Не просто «держать в голове», а именно всегда иметь её перед глазами (а точнее знать, где её можно открыть и поглядеть). Визуализация – очень мощный инструмент, всегда его пытаемся использовать в работе.

И мы рисуем. В самом начале она состояла из 5 элементов (сущностей, блоков, хз как назвать). Сущность «контрагент» пришлось разбить на 2 (физ. лицо и юр. лицо), т.к. у них тоже есть разный набор полей для работы:

Видите стрелочки? Они очень важны. Вот прямо ОЧЕНЬ. Именно они в будущем и могут спасти вас от ситуации «сделал тут – сломал там», потому что по этим стрелочкам сразу видны все взаимосвязи того или иного поля сущности.

Чуть позднее в эту схему добавился справочник «Заявки» – это PDF документы, которые «выходят» из отдела проектирования. У них тоже были свои связи со справочниками документов.

И напоследок я добавил большую сущность «Элемент изделия» – это уже конкретная конечная продукция самого производства. Не будем вдаваться в подробности, какие поля там были, это сильно вам не поможет лучше понять нашу работу. Просто знайте – как только мы что-то новое добавляли в систему, мы сразу это заносили в архитектуру. Это правило, которое нужно изначально вбить себе в привычку и всегда его придерживаться. Иначе беда-беда потом к вам придёт.

Вторая версия схемы выглядела так:

Хотя я тут подумал…не могу я не грузить вас техническими деталями, иначе тут особо читать нечего будет. Нам же как раз надо показать всю силу и мощь такого инструмента как «Система управления проектами Planfix». Но если вы будете чувствовать, что в предложениях вы понимаете по большей части лишь предлоги, то можете просто смотреть лишь на картинки, потому что они итак будут отображать всё самое необходимое в нашей работе по внедрению системы.

А я поведу свой рассказ дальше. Итак, на самом деле предложение «мы добавили сущность “элемент изделия”» имеет огромное значение, т.к. это является самым главным элементом системы, чтобы всё производство могло фиксировать результаты своего труда.

А фиксацию результатов мы сделали через использование т.н. «аналитик» Планфикса. Это очень интересная возможность системы и лучше почитать о ней у них в справке по ссылке выше.

Наличие аналитик позволяет делать крутые отчёты о процессе производства (лучше кликнуть и развернуть картинку в новом окне):

Пока что представленное выше – это тестовые данные. И ничто не может лучше показать все изъяны системы, как настоящая практика жизни компании. Но мы не можем сразу на следующий день подключить к системе всё производство, чтобы они заносили информацию. Он ж ох…ют. Да и я более чем уверен, что мы на 10 раз всё переделаем ещё в процессе работы.

Поэтому для постепенного внедрения системы (а точнее это ещё даже и не внедрение, а создание фундамента под внедрение) решено, что все данные в первое время будет заводить тот, кто внедряет (Я). А люди будут передавать мне рабочую информацию наиболее удобным для них способом – на бумаге.

Не потому что я так решил, что самый удобный для них способ – это бумага. Нет, им реально было так удобнее. Ведь сейчас у них, на самом деле, есть своя собственная «система учета производства». Только это больше похоже на древние манускрипты, язык которых знает лишь тот, кто эти манускрипты пишет.

Думаете, я шучу? А как вы можете описать тетрадку, где данные фиксируются так (примерно на память, но больше важна сама идея):

• Если нарисован квадратик – значит изделие на этапе резки
• Если нарисован треугольник – то его уже собрали
• Если цифра обведена карандашом – значит мы ожидаем поступление этих деталей, но их ещё нет.
• А вот когда карандаш мы обводим ручкой, значит детали уже пришли
• И т.д.

Вы представляете, что случится, если вдруг из рабочего процесса выпадет тот, кто ведёт эти записи (заболеет, уволится)? Всё – у всего производства уйдут целые ДНИ  только на самостоятельное понимание того, что сделано и что надо делать дальше.

А думаете, в других местах по другому? Да хренос-два. Система “рабочая тетрадка в клетку” в наше время успешно процветает во многих компаниях. То, что здесь руководство понимало этот факт и стремилось исправить его – прекрасно.

Система же как раз и предназначена для того, чтобы в понятной всем форме в любой момент (без привязки к конкретному человеку) отвечать на такие вопросы как

• Что было сделано вчера
• Что планируется сделать сегодня / завтра
• Кто занёс результаты
• Сколько осталось сделать
• И т.д.

В общем, от бумаг надо уходить как можно скорее. Но для этого нам приходится начать с противоположного – мы «усугубляем» их работу с бумагами. Потому что помимо их текущей работы с бумагами производство ещё и каждый день должны будут давать мне информацию в таких листках (в обведённое они как раз будут заносить свои данные):

А я потом буду лично эту информацию заносить в систему и понимать, насколько это вообще удобно – работать в системе при текущей архитектуре. И когда я пойму, что это реально удобно и сделать лучше уже нельзя – то подключу людей к работе в системе.

—

Часть № 2 можно прочитать по этой ссылке

—

Если вы хотите узнать о нас больше и обсудить варианты возможного сотрудничества, то вам на страницу “О нас. Кто мы. На что способны”.

Жанр – драма
(с) один из учредителей

—

Эта история – наше очередное рабочее достижение, где мы столкнулись с новой, интересной и сложной темой. Никто не ожидал, что это будет легко. И никто не знал, насколько на самом деле это будет сложно. Обе стороны (и мы, и руководство компании) получили огромный опыт в сфере внедрения таких систем в работу персонала.

Нам надо было внедрить систему управления проектами, чтобы учёт всей продукции вёлся не в тетрадках, а “цифровым методом”. Чтобы все отделы взаимодействовали между собой не на одних словах, а фиксировали результаты своего труда в системе. Чтобы руководство могло наблюдать за процессом работы всей компании (и любого отдела в частности) из любой точки мира. И чтобы это, в конце концов, сделало работу всего персонала более слаженной и эффективной. Ведь в итоге всех интересует лишь одно – конечная прибыль от всего этого мероприятия.

В процессе работы мы пережили всё – душевную боль, противостояние коллектива, скрытое принятие и ощущение «а может шло оно всё на…».

Продолжить чтение →

Время 22:52. Я более не могу тянуть – есть душевный порыв написать эту статью. Уже как 3 дня, но всё “руки не доходят”.

Пора…хватит тянуть. Хоть я и хотел лечь сегодня спать пораньше. Но лучше лечь спать с осознанием того, что задуманное дело сделано. Нежели в очередной раз понимать, что время потрачено на какие-то дела, но внутреннего спокойствия нет.

Статья на важную тему – нашу реакцию на происходящие события вокруг нас. Как обычно – с привязкой к рабочим моментам. Хотя поверьте, в жизни оно не сильно отличается. Поэтому мне прямо важно выразить свои мысли и своё отношение к этому вопросу.

Думаю, даже в будущем можно сюда кидать ссылку “на почитать”, если я захочу кому-нибудь донести эти мысли. Например, новому человеку в коллективе. Вам тоже может пригодиться.

Началось всё с того, как на одном нашем проекте резко перестали поступать новые заявки в отдел продаж…

Продолжить чтение →

— — —
Если вы попали сюда напрямую, минуя общее описание всей этой истории, и не понимаете, о чём это вообще, то советуем вам начать чтение с самого начала.

А далее будет продолжение истории
— — —

 

11.02.18

Воскресение! Мы собираем макет бани! А точнее – кусок её стены.
Точнее так – Илья собирает, а я смотрю с охреневшими глазами на то, как у него это филигранно получается всё делать. «Золотые руки» – не иначе. Если я полезу – могу испортить :). Поэтому я там в роли «принеси-подай». И поверьте, это лучший вариант происходящего.

А дальше будут просто фото этого прекрасного исторического процесса:

Тут я отдельно посмеюсь над тем, что я туда приехал в нашей рабочей фирменной спецовке. «Строитель» хрЕнов :). Вспоминаю это и улыбаюсь прямо. Это забавно ))

 

Вы заметили, что Илья не выглядит как бугай, да? Такой – типичный “малый” парень. Но когда вы увидите, как он легко таскает мебель на этажи (ну, сейчас уже не таскает, но таскал), вы не поверите своим глазам :). Ну да ладно.

Под вечер я загружаю это «произведение искусства» в машину и отвожу в офис.

Дааааа, теперь в офисе уже совсем другой вид. Ни у кого нет такого куска бани – а у нас есть! Теперь если к нам зайти в офис, то можно подумать, что мы как-то даже связаны со строительством. Посмотришь прямо – кусок бани. Посмотришь налево – строительный мусор валяется.

Ёлочка вот даже ещё стоит…
А – атмосфера 🙂

 

13.02.18

Клиент пока не едет в офис. Ну и ладно (.

Я получаю готовую табличку, которую буду вешать возле входной двери в наш кабинет. Похоже, мы слишком заморочились нашим «внешним видом». Но я прямо не могу без этого. Порой я задумываюсь о том, что этот антураж больше нужен нам, чтобы мы сами поверили в то, что мы связаны со строительством. Ну а “самовера” – это же тоже важное дело. Вот так я себя и «успокаивал» в тот момент ).

Потому что продаж до сих пор не было…

 

На фото ниже я держу табличку ниже нашей основной. В дни прихода наших гостей-клиентов мы новую табличку садили на хитрый клей прямо поверх нашей основной:

Представляю тогда удивлённые глаза наших соседей по кабинетам. Для них мы явно творили “дичь” какую-то.

Из другого – Сашка верстает текста для Push-уведомлений. Это мы сделали на сайте подписку на получение интересной информации по теме строительства бань. И когда мы будем делать какой-либо новый контент – клиенты будут узнавать об этом моментально. Мы продолжаем поддерживать идею того, что коли несезон, то люди должны хотя бы всегда помнить именно о нас, постепенно «подогревая» своё доверие к нам. Чтобы за эти несколько месяцев до сезона оно так «подогрелось», что у нас потом будет очередь из желающих заказать бани. Хорошее самовнушение, да? Мы в этом явно продвинулись 🙂

В CRM системе (AmoCRM) на данный  момент полный бардак и больше 100 просроченных задач. Я испытываю моральный стресс от каждого входа в систему, когда наблюдаю такое количество просроченных задач. На следующей картинке в левой панели есть иконка с количеством просроченных задач – 102. Это ужас.

Я начинаю больше понимать тех менеджеров, которых мы же и «дрючим» на наших основных клиентских проектах. А «дрючим» мы как раз за то, что у них есть просроченные задачи. После того, как я испытал это на себе, я чутка изменил модель контроля работы отдела продаж на наших проектах.

Да, напомню, что эти бани – это некий внутренний проект компании. Параллельно мы ещё работаем по основному нашему направлению с клиентами.

 

15.02.18

В обед намечается первая встреча в офисе! Это так волнительно!

Мы наводим «шухер», и мне приходит идея на стене повешать картинки с ответами на разные вопросы про бани. Ну чтобы уж наглядно было. Я быстро нахожу разные фотографии на тему строительства мобильной бани. Печатаем. Саша начинает вешать. Посмотрите на его хитрую улыбку в этот момент. Она прямо говорит “чего творим вообще? Чего творииииим. Но круто же!” 🙂

И вот приходит клиент. Я благодарен Саше за то, что в тот момент он успел сделать хотя бы один кадр моей беседы с клиентом. Казалось бы – всего лишь фотография. Но какие эмоции она в себе несёт! Волнение, страх, опасение, надежда, радость. Это первый клиент, которого мы принимаем в офисе. Кто знает, может он у нас даже купит! Охххх, аж муражки по телу, когда это вспоминаю.

Посмотрите на меня, я даже отсюда вижу, как я напряжён. Как я активно жестикулирую, пытаясь не показывать своё волнение. А клиент явно в этот момент думает «ну не знаю, не знаю…может быть».

Ух!

Клиенту нужна была баня вообще без утепления и со сквозным проливным полом. Это вообще нетиповой проект, увы. Но деваться некуда – будем считать. У нас пока нет очереди из желающих купить баню. Лишь очередь из тех, кто просто интересуется банями и планирует решать вопрос с баней лишь к лету. А сейчас – самая середина февраля.

В течение оставшегося мы дня довешали почти все остальные листки на стену. Смотрится добротно, сам начинаешь верить в то, что бани на рисунках реально наши. 🙂

И да, к сожалению, пока все эти картинки НЕ наши (

М – маркетинг. Он такой. Он порой жестокий. Он порой обманчив. Это жизнь и это реалия нашего пребывания в ней.

 

16.02.18

Была новая встреча на участке у нового клиента. По странному совпадению это ТОТ ЖЕ дачный кооператив, по дороге от которого меня в прошлый раз утащило в кювет. В этот раз я ехал ну о-о-о-о-очень медленно 🙂

Обфоткал участок. Он удобный – сразу с угла

Уехал в офис.

Днём в процессе одного звонка клиент сказал «так у вас в каталоге бани не ваши, а компании ХХХХ». В тот момент я не особо хорошо соориентировался в данной ситуации и мой ответ явно выглядел неуверенным. Эх, да, сложно пока что без своей реальной бани продавать «воздух». И надо продумать более грамотный ответ на этот неудобный вопрос.

Эта часть истории получилась короткая. Не переключайтесь, впереди ещё много интересного 🙂

 

—

А ниже небольшое неожиданное отступление от происходящего. Это не было запланировано, потому что событие произошло за день до публикации этой части.

Вы вообще в курсе, что если спросить у жизни чего либо – она может это вам и дать? Внезапно и случайно. Но надо лишь спросить. Я помню, как был как-то на выступлении какого-то крутого спикера (не суть кто и где), который свои книги писал. И он сказал “в конце выступления я за хороший вопрос буду раздавать по книге”. И вот его выступление кончилось и к краю сцены подходит человек и спрашивает “Я могу взять книгу? Она мне очень нужна”.

Этот человек нарушил шаблон. Кто ему разрешал такое сделать? Да никто. Но никто и не запрещал. Он просто подошёл и явным образом изъявил своё желание.

Что сделал спикер? Он сказал: “Конечно, бери. Она тебе нужна”.
Человек не задавал вопрос, чтобы быть в списке “лучших задавальщиков вопросов”. Он просто попросил то, что хотел.

Это важный урок, который я встречал не один раз в своей жизни. Советую вам взять его на заметку. Потому что сейчас я дам ещё одно подтверждение всему написанному.

Произошла вчера (05.12.18) у меня переписка с одним человеком в вк. Просто почитайте:

А потом он попросил упомянуть их компанию в блоге. Он написал:

“Можно я Вас попрошу в пятой части про нас написать? Мой друг будет в шоке))”

И вот я пишу. Потому что меня так удивил этот вопрос. И так порадовал. Этот человек уже близок мне по духу.

Итак, Алексей! Вы получаете пожизненную ссылку на ваш сайт в этом блоге. Он точно будет иметь приличную посещаемость, мы уже занимаемся его продвижением. И кто-нибудь да точно перейдёт на ваш сайт. А может и закажет ваши услуги. Вы молодец, что берёте от жизни максимум.

*** *** ***

“Мы называемся Удиви Соседа”
udivi-soseda.ru

*** *** ***

Что я сделаю, если меня ещё раз об этом попросят? Откажу. Потому что такие вещи делаются лишь раз и первому. Ловите момент!

Удачи вам. И следите за нашими статьями 🙂

 

—

Следующую часть истории можно прочитать здесь.

—

Если вы хотите узнать о нас больше и обсудить варианты возможного сотрудничества, то вам на страницу “О нас. Кто мы. На что способны“.