от

Внедрение системы управления проектами (производством) на базе Планфикс (Часть 2)

работа с документами

 

— — —
Если вы попали сюда напрямую, минуя общее описание всей этой истории, и не понимаете, о чём это вообще, то советуем вам начать чтение с самого начала.

А далее будет продолжение истории
— — —

 

23.08.18

Вот уже несколько дней я получаю информацию каждое утро о том, какие элементы на каких этапах были сделаны. И даже можно строить реальные отчёты по реальным данным в системе:

первые отчеты в планфиксе

Проект завели пока один – в тестовом режиме, но с реальными данными.

Отчёты можно строить и в разрезе каждого элемента! Ведь именно по элементам люди заносят информацию в систему:

отчёт в срезе по элементам

Мы уже начинаем двигаться дальше и разрабатывать в системе блок работы с сырьём – фиксация его приёмки и использования. Так же с помощью «аналитик» Планфикса.

А вечером происходит интересное.

На ежедневной планёрке у меня с руководством случилась небольшая словесная «стычка». В компании работает зам. директора (будем называть его Д.М.) – мудрый дядька уже в возрасте лет. И я сказал ему, что т.к. в перспективе люди будут работать с системой, то у неё будет некий свод правил, одно из которых – занесение информации до конца рабочего дня. А сейчас вырабатывается у людей привычка занесения информации с утра за вчерашний день. И что надо бы изменить эту привычку у людей именно сейчас, иначе потом им будет сложнее перестраиваться.

Я лично знаю, каковО это – вырабатывать у коллектива привычку. Я лично внедрял Планфикс в рабочий процесс всего коллектива своей компании. И это никогда не проходило по щелчку пальцев.

А вот Д.М. не особо понимал, зачем сейчас напрягать людей, если с системой они и не работают пока что. Что если вводить привычки – так пусть сразу в системе все и работают.

Но система пока не готова к работе со стороны сотрудников, она ещё оттачивается по интерфейсу и занесению информации. Как быть?

В итоге под небольшим давлением «высшего руководства» Д.М. сказал «ну надо будет – будем с утра заносить». Но я прекрасно понимал, что внутренне он это решение не принял.

Чуете, пахнет?

Потому что отторжение нового формата работы только что началось…

 

24.08.18

В процессе обработки данных с моих листков вскрылся интересный момент – люди могут заносить данные по элементу изделия в бОльшем количестве, чем нужно. Например, по заявке надо 5 элементов, а занесли, что сделано 6.

Почему 6? Чёрт его знает. Иногда по человеческой ошибке, иногда этот 6й элемент оказывается запасным «на пожарняк» (что вообще не было учтено изначально в системе), иногда это действие приливов Луны. Ну…просто я не все случаи некорректных данных смог для себя адекватно объяснить.

НО после этого случая мы в Планфиксе настроили авто-сценарии, которые проверяют сумму итогов аналитик (результаты труда) и сообщают, если результат получился больше, чем изначально предполагалось. Об этом сразу же пишется в виде комментария в задаче. И уведомление даже может уходить начальнику цеха. А – автоматика :)

 

26.08.18

Сижу, заполняю занесение сырья в систему и задумываюсь, а оно надо вообще в системе или нет? Занесения сырья не было в изначальном ТЗ на внедрение системы (которого как бы тоже не было вообще 😊), поэтому есть некие ощущения, что этот функционал, будучи сделанным, так и останется нетронутым.

Что-то много текста без “живых” фото уже было выше. Держите! Фото из квартиры, где я тогда жил. Эх, вы бы знали, какой там прекрасный вид из окна на горы:

занесения сырья

 

27.08.18

Понедельник – полный кипиш. Мне уже в который раз приносят листки, где не сходятся вообще данные. Сделано то, что не нарезано. Отшлифовано то, что не нарезано. Бардак – кавардак. Весь день уходит на понимание того, почему это произошло. Это уже начинает мне надоедать

 

28.08.18

С утра получил данные, где всё так же с ошибками.

листки с данными

В какой-то момент мне пришло осознание того, что надо упрощать этот листок, который они заполняют. Так дело дальше не пойдёт.

В итоге мы упростили структуру данных в листке, а это значит, что нужно снова переделывать всю структуру уже реальных задач (с которыми работаю пока лишь я) в проектах так, чтобы данные результатов можно было заносить по-новому.

“Мы упростили”

Это вот писать и читать легко такую фразу. Вот так взяли и упростили. На самом деле за этим скрыта большая работа мозга о том, как упростить, но оставить самый важный функционал. И вообще понять – а какой функционал там является самым важным. У меня была полная свобода действий по разработке системы, я сам себе ставил ТЗ по её созданию. Т.е. мне не у кого было спросить «что вам надо?». Нет. Я просто должен сделать так, чтобы всем было в ней удобно работать.

Такие важные моменты, как переделка архитектуры уже сделанного (а это было не раз и не два) обычно проходили в спокойной обстановке – вечером на квартире на диване. Я ложился на него, закрывал глаза и прямо чувствовал, как в мозгу начинают работать шестерёнки. Анализ в процессе…

думаю на диване

 

29.08.18

Произошла неожиданная ситуация, которая наглядно отражает «слабость» взаимодействия между отделами на одних лишь словах.

Ответственные за последние этапы производства люди сказали «Резки вчера не было». И я уже шёл на выход из цеха производства, как задумался «А давай-ка я проверю это в цеху резки». Захожу к ним, спрашиваю и….та-дааам – резка была. Просто об этом никто не сказал дальше и начальник цеха на следующий день ушёл в отпуск.

Всё – никто не сказал – никто и не знает. Если бы результаты 100% заносились в систему, то даже и спрашивать никого не надо было бы.

 

30.08.18 – 31.08.18

Уже котооооооорый раз каждое утро начинается с того, что я заполняю данные в систему с листков. У меня уже даже на каждый проект появилась своя папочка

папочки по проектам

Почти каждый день вскрываются какие-то неочевидные моменты заполнения данных. НЕ неверное заполнение данных, а именно неочевидное заполнение данных.

Непонятно? 😊

Например, брак может быть разным. Цех шлифовки может сделать брак, т.к. сами они накосячили (сломали деталь на этапе шлифовки). ИЛИ же шлифовка делает деталь, НО сама деталь была нарезана неправильно ещё на этапе резки. И нельзя тогда сказать, что это брак шлифовки. Шлифовка то свою работу верно сделала.

В итоге в систему пришлось добавить ещё новые аналитики, например:

  • нарезали, но это брак других этапов
  • отшлифовали, но это брак других этапов
  • отгрузили, но это брак других этапов

Так же постоянно меняется визуальная шапка этих листков, потому что всё больше приходит понимания того, на ЧТО люди, заполняющие данные, обращают внимание, а на что – нет.

Текущая архитектура системы уже 3й раз позволяет вносить правки (новые аналитики). Это хорошо. Прошлые разы приходилось её всю переписывать. Пока что это говорит о том, что мы движемся в правильном направлении.

Сейчас есть ещё проблема в том, что полностью автоматизировать отслеживание процесса работы не получается. Например, было бы круто, что если человек занёс брак на этапе шлифовки, то система сама бы проверяла, надо ли увеличивать количество заказанных деталей для резки или нет. Но пока Планфикс так не умеет  «из коробки» и пришлось сделать ручное оповещение ответственных о том, что был добавлен брак и нужно принять решение:

ручное оповещение

Забавно, что можно отправлять сразу смс нужным людям, если кто добавил брак. Была бы супер моментальная реакция на происходящее :).

Так же доработана автопроверка на случай, если человек занёс больше данных, чем изначально планировалось произвести. Тогда он получает в системе такое уведомление:

оповещение в системе

А на обеде в одном из торговых комплексов я захожу в магазин электроники и уже присматриваюсь к планшетникам, чтобы, возможно, потом их купила компания. Пока непонятно, КАК именно будут заноситься данные в систему. Возможно, именно через планшетник. Потому что если мы хотим (а мы хотим!) заносить данные не раз в день, а в момент создания результата в течение всего дня, то это должно быть удобно. Бегать постоянно к компьютеру рабочие не будут, им это нафиг не надо.

Немного потыкав планшетники, прихожу к выводу, что работа на них сильно неудобная. Банально, при попытке добавить в задачу аналитику (результат какого-либо цеха) у меня на половину экрана вылазит клавиатура, которую не так-то легко и убрать. Брррр:

планфикс на планшете

Вечером на планёрке я сообщил руководству о том, что в понедельник будет общее собрание и оглашение приказа о внедрении системы. Надо на коллектив произвести впечатление, что это серьёзное дело. Да даже не впечатление – это действительно серьёзное дело.

Только вот я сам осознал необходимость создания приказа. И сам его же и написал, чтобы руководство лишь просто его подписало.

Звоночек. Звоночек о том, что мы (как внедренцы) слишком много «взвалили» на себя, думая, что сами (без явного привлечения руководства компании) со всем справимся.

Часть № 3 можно прочитать по этой ссылке

Если вы хотите узнать о нас больше и обсудить варианты возможного сотрудничества, то вам на страницу “О нас. Кто мы. На что способны”.

Добавьте комментарий

Комментарии