от

Внедрение системы управления проектами (производством) на базе Планфикс (Часть 3)

отдел продаж

— — —
Если вы попали сюда напрямую, минуя общее описание всей этой истории, и не понимаете, о чём это вообще, то советуем вам начать чтение с самого начала.

А далее будет продолжение истории
— — —

 

01.09.18

Эта история – про внедрение системы управления производством. Но производство не может существовать без других отделов, особенно без отдела продаж. Нет продаж – нет и производства. Поэтому наша работа заключается ещё и в том, чтобы внедрить эту же систему в отдел продаж. А потом туда по необходимости подключить и прочие отделы.

Это же так хорошо и удобно, когда вся информация хранится в единой системе, где каждый может получить то, что нужно именно ему.

А сейчас отдел продаж работает в другой системе – AmoCRM. Она хороша. Мы даже являемся официальными партнёрами, что отображено на их сайте (первые слева):

мы партнёры AmoCRM

И на последних проектах у клиентов мы работали с отделом продаж именно в AmoCRM, мы достаточно хорошо её знаем. Настолько хорошо, чтобы знать и её недостатки. Этого нам достаточно, чтобы понимать, что AmoCRM идеальна только для отдела продаж.

Но если мы говорим о системе, в которой бы работали И другие отделы тоже, то она уже не подходит.

И мы всегда были за решение задачи с помощью самого оптимального инструмента, а не за сам конкретный инструмент. Поэтому когда мы поняли, что здесь нам придётся переводить отдел продаж с AmoCRM на Planfix, мы это сделали довольно просто. Не было никаких переживаний относительно того, получится ли у нас. Получится.

Потому что МЫ сами работаем в этой системе. Тут нет вариантов.

Кстати, этот же отдел продаж у этого же клиента год назад мы создавали с нуля и заводили именно в AmoCRM. Очередное подтверждение того, что если нам надо подстроиться под изменения окружающей среды, чтобы достигать большего результата – мы это сделаем легко. Очень легко.

Так вот этот день я запомнил – потому что я весь день перебивал все сделки и контакты из AmoCRM в Planfix. Вручную. Так себе занятие…

У них что, нет импорта данных?
Да есть, конечно. Но мне важно было сделать перенос вручную, чтобы увидеть все неочевидные моменты хранения информации, которые я могу упустить при полностью автоматическом импорте. И поверьте – я нашёл такие моменты в процессе ручного переноса.

Поэтому насколько бы мы ни были фанатами автоматизации, есть адекватные пределы, где мы понимаем – «а вот тут надо ручками».

перенос данных из AmoCRM в Planfix

 

02.09.18

Продолжаю переводить отдел продаж в Планфикс. Помимо просто переноса всей текущей информации нужно ещё сделать так, чтобы все новые заявки падали НЕ в AmoCRM, а сразу в Planfix.

Слава богу, у них это делается ну очень просто и понятно. В случае с AmoCRM нам приходилось платить разработчику, чтобы он все заявки заводил в систему. А тут можно сделать всё самому. Более подробно об интеграциях, которые поддерживает система, можно прочитать здесь.

Если буквально в паре скриншотов рассказать о том, как мы заводили все входящие заявки в систему, то первый сриншот будет показывать то крутое место в системе, где создаётся некая внутренняя почта, на которую направляются все заявки:

почта в планфиксе

А второй скриншот покажет, как письмо можно разобрать «по полочкам» и положить нужную информацию в нужные поля сделки:

обработка заявок в планфиксе

По итогу всего этого в системе создаётся сделка, которая автоматически назначается на всех менеджеров отдела продаж. Она пока ни на кого не назначена. Первый, кто нажмёт у себя кнопку «Принять», возьмёт её на себя. Поэтому у всех есть мотивация реагировать на новые сделки максимально быстро.

В AmoCRM из коробки нельзя было такое решение сделать 😊.

 

03.09.18

Сегодня с утра мне принесли листок с заполненными данными и фразой «Шлифовку точно не считал, мне некогда этим заниматься».

Что? Вы серьёзно?! СЕРЬЁЗНО?!

Нахера я вообще тогда заполняю это каждый день? Чтобы читать «да я не заполнял эти данные». И как мне на это реагировать? Как вы потом будете с этим работать в системе? Будете подходить к компьютеру с повинным лицом и говорить «Извини, система. Сегодня я был сильно занят. Не заполнил данные».

В общем, меня это прямо взбесило. А «добил» меня тот факт, что один из сотрудников компании прямым текстом (совершенно искренне и по-доброму, но всё же) мне сказал «Воу, что-то ты совсем ужасно выглядишь. У тебя всё хорошо?!»

НЕТ, ПЛЯТЬ!

Я уже которую неделю каждый день трачу дохерища времени на то, чтобы понять, как сделать вашу будущую работу удобнее и быстрее.

Фух….спокойнее. Если на это посмотреть с точки зрения самих сотрудников – им действительно итак хватает работы. А тут я ещё со своими листками, которые на данный момент времени для них являются двойной работой. И они от их заполнения НЕ получают никакой пользы. Они действительно сейчас не видят будущего потенциала работы с этой информацией. Надо это принять и пережить этот период.

Именно так я и рассуждал в тот момент. Вроде полегчало 😊

Однако в обед мне в первый раз «маслом душу помазали» – Аня (один из сотрудников компании) спросила «А где листочки на сегодня? Будут? Я там информацию смотрела».

Вааааах, вы бы знали, как мне тогда приятно было это слышать. Что даже эта работа в тестовом режиме кому-то нужна. Я запомнил тот момент.

Вот прямо в один день я был и дико зол, и дико рад.

Вечером было собрание общее, где обсуждалось подписание приказа. Потом дальше собрались коллективом производства и обсудили, что с завтра уже можно заполнять данные вечером. Именно ВЕЧЕРОМ! Меня спросили «кому они отдавать листки будут вечером, если ты не хочешь, чтобы они отдавали тебе их с утра?».

И я у меня уже было в голове решение!
Та-даааааааам:

покупка почтового ящика

Почтовый ящик?!
ДА!

Мне действительно было важно, чтобы люди не только заполняли листки вечером, но и оставляли их где-то, чтобы НЕ было соблазна оставить эту работу на утро или утром дозанести данные. И я поехал в местный строительный магазин в поисках почтового ящика. Нашёл там довольно интересный вариант:

почта россии ящик

Почта )). Это смешно. Правда.

 

04.09.18

Сегодня привесили ящик на входе в производство:

ящик перед входом в производство

Вечером прочитал в блоге Планфикса статью про рабочие пространства. Почему я раньше этим не пользовался?! Это же мега-крутая вещь, которая делает интерфейс работы в системе проще и чище. Можно настроить интерфейс так, чтобы в нём был именно необходимый тебе функционал. Не больше и не меньше.

Вот так выглядел старый интерфейс системы отдела продаж:

старый интерфейс отдела продаж

А затем мы:

  • Сильно упростили верхнее меню
  • Убрали боковую левую панель
  • Убрали боковую правую панель

Вуаля!

новый интерфейс отдела продаж

 

05.09.18

Это утро было забавным. Мне пришла первая корреспонденция от производства :)

первая почта от производства

А в общем кабинете на доске повесили приказ (который ранее лично обсуждали со всеми) о внедрении системы управления производством. Это важная и нужная вещь, которая должна быть на видном месте:

Приказ о внедрении Планфикса

Правда, не думаю, что на него постоянно обращали внимание. Если вообще обращали среди всех прочих других листков. Но я всё же чувствовал некое моральное удовлетворение, когда видел его.

 

06.09.18

Порой вот так психологически тяжело становится. Когда понимаешь, что ты вроде со своей стороны сделал основную вещь – придумал архитектуру системы, она последние 3-4 изменения прошла на ура (значит, на верном базисе сделана), НО потом всё упёрлось в человеческий фактор – люди не хотят заполнять данные. Им вечно некогда. ИЛИ забывают внести те или иные элементы и относятся к этому наплевательски. Как будто это я должен придти к ним и проверять их работу.

– Я забыл написать? Так давай ручку, сейчас исправим! Вот…всё хорошо теперь. Можешь идти назад со своими листочками.

Вы бы знали, сколько раз я это слышал. Моя ли это работа с персоналом? Не знаю…но мы за результат, поэтому лезем во все области, где можем как-то проявить себя.

И они сейчас не могут это делать в ПРИВЫЧНОЙ для них форме – на листках. А что будет, когда они должны будут заносить данные в систему?

Из радостного – отдел продаж хорошо пересел на Планфикс. Лично мне там ну очень удобнее стало работать со сделками отдела продаж. Ребята постоянно говорят свои пожелания, что хотелось бы им видеть в функционале системы. И знаете, что? 90% из их пожеланий система может сделать, она очень гибка в настройках. Это не может не радовать.

Вечером обновил архитектуру системы. Туда добавились данные про отдел продаж. Вчитываться, как обычно, не стоит. Мы это показываем, чтобы в очередной раз взрастить в вас понимание того, что архитектура в этом деле – вещь очень и очень важная:

архитектура планфикса

 

07.08.18

У вас утро начинается с кофе? С новостей? А у меня с вот такой картины:

утро не с кофе, а с листочков

В очередной раз удивляюсь от того, насколько неочевидно можно заполнить вроде бы очевидную таблицу. Я не понимаю такие знаки и комментарии ((

знаки и комментарии

НО! Раз за разом заполняя данные непосредственно в системе, приходит понимание того, что должно быть удобным по использованию системы. Даже такая мелочь, как сортировка записей при добавлении результата:

сортировка записей при добавлении данных

И один раз это неудобство можно проигнорировать, но когда тебе в течение дня понадобится много раз заносить данные, это уже будет напрягать. А если это будет напрягать производство, они начнут напрягать меня. Не хочу этого.

Так же в свежих листках по этапу резки (да и других) добавил отдельное поле комментария. Чтобы они свою «карандашную магию рун» писали отдельно от записей по элементам изделий.

 

09.08.18

Для отдела продаж создал новый интерфейс отображения данных (планировщик) – по расчётам. Это вообще раньше была боль – как понять, что и когда считать? В каком приоритете брать сделки?

Раньше люди как-то в локальной сети называли папки, показывая важность. Мол, один восклицательный знак – важно. Два – очень важно. А если название с цифрой – так вообще срочно бери )). Потом они придумали свою эксель табличку, где писали информацию о заявках, но это всё «колхоз».

Моё решение такое – вынести все сделки на расчёты на один экран с уже готовой приоритезацией от 1 до 5:

приоритеты сделок на расчёты

  • Приоритет 1 – самая важная сделка.
  • Приоритет 5 – менее важная на расчёт сделка.
  • Приоритет прочее – все остальные сделки, которые пока в режиме очереди.

Нет смысла приоритезировать ВСЕ сделки на расчёт, ибо все они разом и не будут считаться. Мы взяли за правило, что будем всегда приоритезировать 5 самых важных сделок. А остальные будут висеть общим списком.

И сделки в интерфейсе можно перетаскивать из столбца в столбец. Да и ещё они информативные. Проектировщик когда заходит – сразу видит всю картину. Причём видно, кто делает какую сделку и в каком она статусе. Это довольно удобно.

 

11.09.18

Подключил одного из проектировщиков – Гришу – в Планфикс, показал, как работать с расчётами. Мозг у него “подпух”, но ничего – справится.

Из мелочей отмечу, что в Планфиксе можно на переходы по статусам делать кнопки. Это хоть как-то, но делает работу в системе разнообразнее и интереснее:

кнопки в системе планфикса

 

Часть № 4 можно прочитать по этой ссылке

Если вы хотите узнать о нас больше и обсудить варианты возможного сотрудничества, то вам на страницу “О нас. Кто мы. На что способны”.

Добавьте комментарий

Комментарии

  1. Сергей, а как Вам удалось :
    1) Убрали боковую левую панель
    2) Убрали боковую правую панель
    ?
    Мне в техподдержке сказали что этого нельзя сделать. А мне это нужно для упрощения интерфейса

    • хм…да как-то само О_о
      может, потому что планировщик НЕ их собственный, а дам им по доступу?
      Напишите мне в вк, обсудим, как вам помочь – https://vk.com/sulaevomsk