Эта история, конечно, будет не такой большой, как наша художественная повесть «Внедрение системы управления проектами (производством) на базе Планфикс». Но будут так же живые фотографии прямо с места событий.

Пробежимся по основным важным моментам

«Вот это подход!» – подумали мы, когда получили такое обращение от руководителя компании в нише «Банкротство физических лиц»:

 

С уже описанным бизнес-процессом к нам обращались впервые. С первого взгляда показалось, что это будет дико интересно. Собственно, так и вышло, только с другой стороны )).

Почему с другой?
Потому что описанный бизнес-процесс нам для работы не представлял никакой ценности. Да и, по правде говоря, не понимаю, кому он бы в принципе представлял какую-то ценность. В нашей статье «Что такое архитектура вашей системы управления проектами» (там вы можете и саму изначальную схему найти) в официальном блоге Планфикса мы как раз описываем разницу между подходами, когда вы пытаетесь построить зАмок на своих чертежах и на чертежах архитектора. Ну, в данном случае клиент не сам рисовал, но «архитекторы» попались какие-то…не местные, без опыта. Ну вы поняли 🙂

В общем – из предоставленной нам схемы и текстовки мы взяли лишь список необходимых отчётов. Хоть какая-то польза.

А дальше начался наш процесс с нуля. Начинается всё, как обычно, с общения и понимания:

1. Сколько отделов будет задействовано в работе в Планфиксе
2. В каких системах сейчас сидят эти люди (если сидят)
3. Какой необходим функционал взаимодействия между отделами

Выглядит это почти как рисунок на салфетке:

Но этот рисунок содержит самую важную информацию для старта. Дальше – продолжение общения и рисование самой архитектуры. Единственное, что для этого надо – это сам клиент и атмосфера сконцентрированности для общения. И так радостно, когда попадается настолько «открытый» клиент, который звонит и говорит:

– Сергей, а вам принципиально в офисе общаться? Можно пообщаться у меня на квартире. Тут тихо и спокойно, никто не будет мешать.
– Без проблем. Куда ехать?

И дальше несколько часок мозгоштурма под редкие свистки чайника, который приходилось заваривать, чтобы «разгрузить мозги»:

На выходе после даже самого первого разговора уже получается схема. Сперва НЕ детализированная. И с каждым новым общением она расширяется и расширяется. На старте она была такой:

Это был небольшой кусок отдела продаж. После подключения функционала руководителя схема расширилась по всем сторонам:

 

С подключением новых отделов это дело продолжилось:

И так далее. Если чуть увеличить, этот беспорядок содержал в себе такую информацию с заметками:

 

Схема ещё не структурирована (как вы увидите финал в конце статьи), но это и не надо. Тут главное – понимание сути. В красивую структуру это всё придёт в самом конце работы, когда надо будет лишь «причесать» все эти элементы.

Примечательным моментом этого проекта было то, что обучением всего коллектива почти полностью занимался сам руководитель. Мы лишь провели несколько первичных встреч по скайпу с показом функционала. А дальше вся волна вопросов от вообще всех сотрудников приходилась именно на руководителя. Таков был изначальный уговор. Иначе нам пришлось бы чек работы умножить раза в 2 🙂

Да-да, после нашей истории с ИнБетон мы пересмотрели наш подход к старту любого проекта. Вопросов от нас к руководству на стороне клиента до старта работы явно стало больше.

Итак – мы тут общались почти всегда лишь с руководителем. Хотя в первые дни после старта работы коллектива в системе руководитель тоже «обрывал» наш телефон вопросами. Но это ладно, это всё ожидаемо. Наличие обратной реакции – показатель, что с системой реально работают. Это не могло не радовать.

После запуска основной работы коллектива мы переключились на создание автоматических документов.

Почему не сразу всё делали?
Потому что сначала надо работу стру-кту-ри-ро-вать (да простит меня учитель по русскому, если тут что не так), а потом уже – автоматизировать (решил дважды не рисковать).

У Планфикса есть прекрасный инструмент автоматического создания документов. В справке это называется «Шаблоны документов». Но за этим простым понятием скрывается огромный функционал, когда человек может вообще ничего не делать, а документ «хоп» – и сам создался в нужный момент времени. И нужные люди оповестились. Эх, красота!

Подготовка документов (при наличии всей сопутствующей информации в системе) – дело довольно понятное. Нужно в нужные места документа вставить нужные переменные из системы. У нас этот процесс выглядел как-то так:

На скриншоте:

1. Заполненный настоящий документ как образец
2. Шаблон, что мы готовим для загрузки в системе
3. Список переменных, которые можно брать из системы

Самое сложное в этом деле – подготовить наличие всех необходимых данных в системе на момент создания документа. А это вам не 5 минут…

Ну и как обычно, для всех сотрудников компании мы делаем специальную кнопочку «Задать вопрос интегратору системы», чтобы мы могли дальше продолжать работу с коллективом уже в рамках технической поддержки проекта:

 

На выходе после всей работы клиент получил такую архитектуру своего проекта (здесь специально показано в маленьком размере, т.к. картинку можно скачать и открыть на компьютере в полном разрешении):

И-и-и-и-и…мы закончили с историей. Обещали же побыстрее 🙂

НО, если у вас ещё осталось кофе в кружке, то вы можете продолжить чтение, ибо дальше будет перечисление функционала, который реализован в данном проекте. Не всё, что в принципе можно делать в системе, а то, что мы посчитали интересным, чтобы вынести в этот список. Вдруг и вам что понадобится для работы тоже.

 

Итак, интересный функционал:

1. Если заявка пришла от источника «Вася», то в поле «источник» автоматически проставить значение «Вася» (в видео будет аналог про определение типа сделки) (4 мин) (# 3)
2. Если в течение 15 минут никто из колл-центра не принял новую сделку, слать уведомление руководителю колл-центра (2 мин 20 секунд) (# 2)
3. В нужный момент времени открывать доступ к информации о клиенте лишь тому, кто является исполнителем по сделке (2,5 мин) (# 4)
4. При переходе в нужный статус автоматически отправлять клиенту смс со специальным сформированным уникальным текстом (2,5 мин) (# 5)
5. При передаче сделки от колл-центра она переходит именно в нужный отдел продаж нужного города (4 мин) (# 6)
6. При переходе в нужный статус слать исполнителю уведомление «Вышли список ссылок о нашей крутости» (2 мин) (# 7)
7. Отдел продаж может вернуть сделку назад в колл-центр и она придёт тому оператору, кто изначально с ней работал (4 мин 10 сек) (# 8)
8. Автоматическое создание задачи на контроль получения денег от клиента (и других нужных задач) (4 мин) (# 9)
9. При переходе в нужный статус автоматически давать исполнителю документ для печати. Документ уже заполнен всей необходимой информацией
10. При переходе в нужный статус добавлять в задачу чек-лист из 26 пунктов, чтобы не забыть, какие документы нужно собрать от клиента
11. Юрист может автоматически вернуть сделку назад в отдел продаж именно тому менеджеру, кто ранее работал со сделкой. По простому клику на кнопку
12. В разные моменты времени к сделке как наблюдатели автоматически подключается те или иные сотрудники, потом на других стадиях они автоматически убираются
13. Сообщать исполнителю, если в нужный момент времени не заполнены нужные поля по сделке
14. Если прошло Х дней с нужного события, слать уведомление руководителю (контроль важных сроков по сделке)
15. При переходе в нужный статус автоматически в исполнители ставится нужный сотрудник. Не нужна ручная передача сделки от человека к человеку
16. Нельзя увести сделку в следующий статус, если на завершены определенные подзадачи других людей
17. Нельзя увести сделку в статус «Отказ», не указав причину отказа
18. Можно в любой момент отправить клиенту смс с любым текстом
19. Если сделка «падает» на весь отдел, то об этом оповещаются все сотрудники отдела. Кто первый взял сделку – тот с нею и работает. Остальные теряют к ней доступ.
20. Создавать задачу, если был пропущенный звонок от нового клиента
21. Через 60 дней от даты первой оплаты сделка автоматически переходит от отдела продаж в отдел сопровождения
22. А за неделю до срока из п.21 исполнитель получает уведомление, что скоро наступит срок «60 дней».
23. В нужный момент времени система даёт исполнителю уникальную ссылку на гугл-форму с вопросами. Ответы клиента автоматически приходят именно в его задачу в системе.
24. Менеджер отдела продаж может в любой момент посмотреть свой плановый календарь будущих встреч, которые ему заполняет колл-центр
25. Любой сотрудник компании может создать «тикет» с проблемой или предложением именно для интегратора системы
26. Ну и в принципе автоматическое создание документов с нужной информацией по одному клику

Вроде самое интересное выписали. Когда-нибудь на эти пункты мы ещё сделаем и видеоописания (и за пунктом будет стоять ссылка). Добраться бы :).

 

Напоминаем, что “боевой” запуск любого проекта  – это лишь начало этапа “техническая поддержка”, в рамках которого мы очень лояльны к любым доработкам по удобству работы для персонала, т.к. понимаем – продумать всё на 100% просто невозможно. Например, на данном проекте был такой набор задач по доработкам, которые мы сделали абсолютно бесплатно. Потому что “период гарантийной техподдержки после старта”:

1. Почему то в задаче выпало сразу 4 уведомления
2. Выключить автосоздание определённых сделок – неудобно
3. Сделать новый отчет графический – распределение сделок по менеджерам
4. Сделать новый планировщик – ежедневник оплат. Менеджерам его не хватает
5. Сделать автосоздание нового документа – договор на оказание услуг
6. Сделать новый отчет – по прожиточному минимуму
7. Придумать функционал, как вручную добавить старые сделки. Решили их тоже занести
8. Надо, чтобы финансовую задачу можно было закрывать лишь через кнопку. Есть ошибочные срабатывания
9. Закрыть видимость определённых полей для сотрудников
10. Вынести график судебных заседаний отдельно для управляющего
11. Придумать, как колл-центру выделять зрительно важные сделки в планировщике
12. В карточку сделки в основной экран вытащить новые поля

 

Ах, да – там же ещё и целая пачка отчётов была реализована в процессе самой работы.

Реализованные отчёты:
(все картинки кликабельны для бОльшего размера)

1. Список активных заключенных договоров по месяцам

2. Список всех заключенных договоров по месяцам

3. Количество звонков колл-центра по месяцам

4. Количество судебных заседаний по месяцам

5. Отчёт по жёстко не пришедшим на консультацию по месяцам

6. Отчет по первичным проведённым консультациям по месяцам

7. Отчет по прожиточному минимуму
8. Отчет по разорванным договорам

9. Отчет по плановым записям на консультации

10. Отчет по сделкам по каналам продаж

11. Отчет по сделкам по городам

12. Распределение сделок по менеджерам

13. Суммы ожидаемых платежей в этом месяце

 

Ну и логическое завершение этому всему – отзыв

P.S. Из разговора:
– Ну как там ребята то работают? Норм?
– Слушай, отдел продаж и отдел сопровождения в восторге. Им дико всё удобно. Юристы вот не хотят толком работать. Но я им уже скоро палкой грозить буду. Заработают!
– Огонь!