Данная небольшая история внедрения Планфикса о том, что не всегда надо внедрять систему с полнейшей структуризацией работы всех отделов. Нет. Иногда можно завести в систему лишь самую важную информацию, которую хочет видеть сам руководитель. Чтобы при одном взгляде он мог понять, какой «пульс» у его бизнеса. И нет ли затыков на ключевых моментах (бухгалтер забыла выставить счета, сделку не обработал вообще отдел продаж и пр.).
Эти все проблемы нам давно общеизвестны. Вам, наверняка, тоже.
И уже потом, когда придёт время и желание для более полной и детальной работы – можно продолжить «наворачивание архитектуры системы».
А если желание у клиента не будет приходить – то и чёрт с ним (с желанием, не с клиентом :)). Значит – есть дела и поважнее, главное, чтобы работа в системе была на постоянной основе независимо от того, насколько «глубоко» описана вся деятельность компании.
Начинается эта работа со стандартного вопроса, который мы задаём:
– Итак, «что болит»?
После этого мы старательно слушаем всё, что нам будет сказано. Ведь сейчас нам расскажут, как живёт сам бизнес руководителя:
Формулировка вырабатывалась чуть ли не годами. Оказалось, что именно эта фраза «цепляет» за самое живое и клиент начинает сразу говорить именно суть – что его тревожит постоянно и каждый день. Если просто спросить «что вы хотите», можно получить совершенно другой ответ.
«Боли записываются», потом транскрибируются в текст, чтобы не забыть ничего важного. В моём случае это было пребывание в кафешке (уже после разговора в офисе клиента), где под звук тарелок можно было спокойно всё записать.
Вторая встреча – уже с руководителем отдела продаж (РОП), где его видение мы будем накладывать на видение директора компании. В данном случае РОП уже успел подготовить свой список статусов, который мы приняли на вооружение и обдумывание:
С этой информацией уже можно делать наброски простенькой архитектуры (что мы под этим имеем ввиду и как с этим работаем можно прочитать в нашей статье на официальном блоге Планфикса – «Что такое архитектура вашей системы управления проектами»). В то время схема выглядела чуток по-другому, чем сейчас (вся схема будет в конце статьи), но тем не менее живое фото рабочего процесса прилагается:
Не спрашивайте сейчас, что это за офис и почему там сейф в углу :). Об этом можно почитать в нашей другой душещипательной истории «Внедрение системы управления проектами (производством) на базе Планфикс». Просто было это в одно время, в одном месте, от одной группы компаний.
А если, читая эту статью, произнести «эспектум-патроне», то в ноутбуке можно увидеть такую схему:
После утверждения статусов и правил переходов между ними начинается более скучная часть – сама техническая настройка.
Здесь мы будем использовать по минимуму функционала. Но в каждом проекте не обойтись без т.н. «кнопок». Это когда на её нажатие можно запрограммировать просто невероятное количество действий внутри системы (и для этого не надо быть суровым разработчиком в свитере). Например, в нашем случае сделка падала на весь отдел продаж, где любой из менеджеров мог по кнопке взять сделку на себя (зеленая кнопка на картинке):
Текст кнопки, естественно, настраивается. Кто первый сделку взял – того и тапки. Остальные теряют к ней всякий доступ. Мелочь – а невероятно удобно.
Далее – проработка всевозможных комбинаций переходов между статусами:
И настройка всех т.н. «бизнес-процессов», когда ты вроде бы просто статус сменил, а система сама сделала много чего полезного для работы. Ну это сложно описать вкратце. Попробуем это сделать в виде списка интересного функционала чуть ниже по статье.
Собственно, у меня осталась лишь одна фотография из архивов того времени. Это я обучаю бухгалтера (ох как она не хотела даже мааааааленький кусочек своей работы заводить в систему):
Не подумайте, что рабочий стол бухгалтера в компании – это подоконник :). На фотографии мой ноутбук.
По живым фотографиям всё. Дело это было в ноябре-декабре 2018-го года.
…
…
…
С тех пор уже прошло 4 месяца. В системе постоянно идёт активная работа, это радует. Давайте мы попробуем несколькими скриншотами показать основные экраны.
Вот здесь видны заявки по статусам:
А ниже – рабочий экран бухгалтера, с которым она не сильно хотела работать (для нас бухгалтеры – это отдельная каста людей, хоть и глубокоуважаемых :)), но раз руководитель сказал – она всё же сюда заходит и обновляет информацию по сделкам.
Далее – рабочий экран технического специалиста, который выезжает на объекты для визуального осмотра. Что-то мне не повезло в момент написания статьи – сделок для тех. специалиста не было. Но можете оценить хотя бы по названиям статусов, что там могло бы быть:
Пожалуй, из интересного – всё. А неинтересное нет смысла показывать объёма ради.
На момент апреля 2019-го года обновлённая архитектура проекта выглядит так (можно кликнуть и скачать прямо на компьютер для изучения в истинном размере картинки):
Смотря на неё, мы понимаем, что она далеко не идеальна, но внедрение надо было сделать в довольно сжатый срок. А так как главное – это результат (рабочая активность в системе), то мы просто ждём, когда клиент будет морально готов дальше развивать систему.
Мы же понимаем, что это зависит не только от финансов и просто «хочу», а ещё и многих других факторов (правильные люди, время руководителя и пр.). Поэтому норм. Мы итак всегда на связи с этим клиентом.
Среди интересного функционала в этом проекте можно отметить следующее:
- Нельзя перейти в следующий статус, пока бухгалтер не отметит все чек-листы выполненными (прикрепит сканы бухгалтерских документов в задачу)
- Уведомлять директора по смс, если какая-то сделка была закрыта как неуспешно завершённая
- Если в течение 60 минут отдел продаж не принял сделку в работу, то слать уведомление РОПу и директору
- Моментальное оповещение РОПа по смс о том, что директор утвердил выезд технического специалиста
- Если бухгалтер в течение часа не сделала счет, слать смс директору
- Автоматическое напоминание менеджеру отдела продаж через 3 месяца после завершения сделки – запросить отзыв
- «Закрепление» конкретного объекта за дилером в регионе
В конце истории – благодарственное письмо от клиента:
